ERPNext
Import de données
L’import de données charge ou met à jour un grand volume de fiches depuis un fichier CSV ou Excel, sans saisie ligne à ligne. Il sert au démarrage, à la reprise et aux corrections en masse.
À quoi sert l’import de données
L’outil d’import de données (Data Import) charge des enregistrements dans ERPNext à partir d’un fichier CSV ou Excel. Il accélère la saisie tout en gardant des fiches homogènes. On y accède par Accueil > Données, ou depuis le document visé : Menu > Importer.
Préparez les données au format attendu avant de commencer. L’outil couvre deux opérations : insérer des fiches nouvelles, ou mettre à jour des fiches existantes.
Insérer de nouvelles fiches
- Ouvrez l’import de données.
- Choisissez le type de document et le type d’import Insérer de nouveaux enregistrements.
- Enregistrez, puis téléchargez le modèle.
- Dans la boîte de téléchargement, pour une insertion, partez d’un modèle vide. S’il existe déjà quelques fiches, l’export de type « 5 enregistrements » montre le format à respecter.
- Chaque champ apparaît dans la liste. Les champs obligatoires portent un astérisque rouge. Les champs conditionnels (par exemple Depends On, ou liés au nommage automatique) ont une icône d’information : survolez-la pour lire la note.
- Les champs cochés sans être obligatoires ont l’option Inclure dans le modèle d’import, sur le DocType ou dans la personnalisation de formulaire : ils figurent par défaut sans être requis.
- Exportez le fichier, puis enregistrez-le en Excel ou en CSV.
- Laissez la colonne identifiant vide pour une insertion : chaque ligne créera une fiche.
- Revenez sur l’import, joignez le fichier, envoyez-le, puis lancez l’import.
- Le système contrôle la feuille et affiche le résultat avant d’écrire les données.
- Les erreurs apparaissent dans les avertissements, classés par ligne ou par colonne. Il faut tous les lever avant de pouvoir importer.
- Relancez Démarrer l’import. Le journal d’import liste chaque fiche créée.
Contrôles et erreurs
Un nom en double provoque une erreur de nom dupliqué. Si vous avez ajouté des colonnes au téléchargement, ou renommé une colonne, le rapprochement peut échouer : ouvrez mapper les colonnes et associez-les à la main aux colonnes du document.
Tables enfants
Les données sont stockées comme un tableur. Un formulaire, par exemple une commande client, a des champs d’en-tête (client, société) et des tables (articles, taxes). À l’import, les champs d’en-tête forment la table principale ; les lignes des tables internes forment la table enfant. Un article peut avoir plusieurs prix ; une facture de vente a plusieurs articles et taxes.
À l’export d’un document avec tables enfants, chaque ligne enfant occupe une ligne de fichier, rattachée à une seule ligne parente. Les colonnes parentes des lignes suivantes restent vides. Ne cassez pas cet ordre à la réimportation.
Mettre à jour des fiches
- Téléchargez le modèle avec les données, en filtrant les enregistrements à corriger.
- Choisissez le type de document et le type d’import Mettre à jour les enregistrements existants, puis enregistrez.
- Appliquez les filtres au téléchargement du modèle, puis exportez.
- Modifiez les valeurs et enregistrez en Excel ou CSV.
Conseil
Pour une mise à jour, exportez la colonne identifiant et ne la modifiez pas : elle retrouve la fiche. Vous pouvez changer les autres colonnes. Si vous retirez une ligne de table enfant, le système considère que cette ligne doit être supprimée.
Façons d’importer
Google Sheets
- Copiez ou déposez le modèle dans Google Sheets.
- Saisissez ou mettez à jour les données.
- Rendez la feuille publique.
- Utilisez le lien Google Sheets sur la page d’import.
Conseil
Pour vérifier l’accès public, ouvrez l’URL dans une fenêtre de navigation privée. Si le fichier s’ouvre sans connexion, le partage est correct.
Depuis un fichier
Sur la page d’import, deux options : joindre un fichier, ou importer via Google Sheets. Après Joindre, les sources sont : Mon appareil (fichier local), Bibliothèque (fichier déjà dans la bibliothèque du système), Lien (URL directe d’un fichier en ligne).
Valider après import
Les fiches de base (client, tâche) s’enregistrent sans validation. Les transactions (commande client, facture d’achat) sont des documents validables. Pour un type validable, cochez Valider après import pour valider le document dès l’import.
Ne pas envoyer d’e-mails
Si une notification envoie un e-mail à chaque création de prospect, un import en masse en enverrait beaucoup. Décochez l’envoi pour l’éviter.
Points d’attention
Il n’y a pas de plafond dur du nombre de lignes, mais n’envoyez que quelques milliers à la fois. Importer un très gros volume, par exemple 50 000 lignes, peut ralentir fortement le site pour les utilisateurs connectés.
Un CSV est un fichier de valeurs séparées par des virgules, produit par un tableur (Excel, OpenOffice). Avec Excel et des caractères non anglais, enregistrez en UTF-8. Sur d’anciennes versions d’Excel sans enregistrement UTF-8 clair : enregistrez en CSV, ouvrez dans le Bloc-notes, puis enregistrez en UTF-8.