Bon de réception

À quoi sert le bon de réception

Un bon de réception (Purchase Receipt) se fait quand vous acceptez des articles du fournisseur, en général contre un bon de commande. On peut aussi réceptionner sans commande : dans les réglages d’achat, posez Purchase Order Required à No.

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Le créer

En général, depuis le bon de commande : Create > Purchase Receipt. À la main, ce que la documentation ne recommande pas :

1. New dans la liste.
2. Get Items from > Purchase Order reprend fournisseur et articles.
3. Posez l’entrepôt accepté pour toutes les lignes. Il est repris s’il est sur la commande.
4. Pour les articles défectueux, posez l’entrepôt de rebut.
5. Choisissez l’article et la quantité. Le taux est repris, le montant calculé.
6. Dépliez la ligne pour changer l’entrepôt accepté d’un article.
7. Enregistrez et validez.

Supplier Delivery Note reprend les notes du fournisseur. Edit Posting Date and Time change date et heure ; par défaut, ce sont celles du clic sur New. Is Return se coche pour renvoyer des articles qui n’ont pas été acceptés en entrepôt.

Statuts : Draft, To Bill (pas encore facturé), Completed, Return Issued, Cancelled, Closed. Close sert à clôturer plus court : commander 20 et clôturer à 15, les 5 restants ne seront ni reçus ni facturés.

Devises, entrepôts, lignes

La devise vient de la commande. Les prix viennent de la liste de prix. Ignore Pricing Rule ignore les règles de Accounts > Pricing Rule. Une commande dans une autre devise doit être convertie dans la devise de base : mettez à jour le taux de change.

Accepted Warehouse est en général le magasin. Rejected Warehouse garde les rebuts. En sous-traitance, Raw Materials Consumed à Yes consomme les matières chez le fournisseur.

Sur les lignes : code-barres, scan, code, nom, description, image et fabricant repris de la fiche. Saisissez quantités reçue, acceptée et rejetée. Si la commande est dans une autre unité que l’unité de stock, mettez à jour UOM Conversion Factor. Un modèle de taxe article est possible. Poids unitaire et unité de poids viennent de la fiche. Numéros de série et de lot se saisissent si l’article l’exige : plusieurs numéros, un par ligne, en nombre égal à la quantité, avec des champs distincts pour l’accepté et le rejeté. Allow Zero Valuation Rate permet de valider même si le taux de valorisation est 0. Lier une nomenclature en sous-traitance déduit les matières de l’entrepôt fournisseur. Page Break saute une page à l’impression juste avant l’article.

Si l’inspection est obligatoire sur la fiche article, le champ Quality Inspection doit être rempli pour valider. Après les critères d’inspection à l’achat et un modèle sur la fiche, les contrôles s’enregistrent ici. Voir le contrôle qualité.

Le tableau Consumed Items liste les matières consommées par le fournisseur pour livrer le fini. Get Current Stock lit le stock actuel de ces matières dans l’entrepôt fournisseur.

Taxes, fret et remise

Taxes et frais viennent de la commande. Marquez-les correctement pour une valorisation juste. Une règle de livraison pose le coût d’expédition, en général plus élevé avec la distance. Une remise globale se pose dans Additional Discount.

Pour une taxe ou un frais de type Actual, avec Consider Tax or Charge for à Valuation ou Valuation and Total, le montant se répartit sur tous les articles au prorata du net. Seuls les articles de stock ou d’actif portent une valorisation : la part d’un service est perdue pour le stock. C’est juste pour une vraie taxe, pas pour un fret qui doit être entièrement capitalisé.

Exemple : trois articles de net 100, dont un service, et un frais de valorisation de 30. Sans la case, 10 par article, les 10 du service sont perdus : A et B à 110, seulement 20 capitalisés. La case Allocate Full Amount to Stock Items, sur les lignes Actual de catégorie Valuation ou Valuation and Total, est cochée par défaut : les 30 se répartissent sur les seuls articles de stock (30 / 200 = 15), A et B à 115, tout le fret est capitalisé. Décochée, l’ancien comportement reste. Les deux modes coexistent sur un document : la part de chaque article est la somme des frais.

La section More Info montre le statut et % Amount Billed. La documentation parle du pourcentage du montant pour lequel des factures de vente sont créées : c’est le libellé de la page source. L’impression utilise un en-tête ; Group same items regroupe les lignes identiques. Un titre d’impression se choisit, créé via Home > Settings > Printing > Print Heading.

Après validation

Une écriture de stock est créée pour chaque article, à hauteur de la quantité acceptée. Chaque rejet a aussi son écriture. La quantité en attente du bon de commande est mise à jour.

On peut ensuite créer un retour d’achat, une écriture de stock, une facture d’achat, ou conserver un échantillon.

Pour sauter le bon de réception et facturer directement après la commande, activez l’option dans les réglages d’achat.

Des frais connus plus tard, par exemple des droits de douane à l’import, s’ajoutent par une pièce de coûts d’approche : ce sont les charges payées quand la marchandise est en votre possession.