ERPNext
Banque
La banque dans ERPNext relie le relevé aux écritures. La ligne de relevé n'écrit pas au grand livre : le paiement ou le journal le fait.
À quoi sert le circuit bancaire
La banque dans ERPNext relie l'activité du relevé aux écritures comptables. Le circuit a quatre parties : créer la banque et le compte bancaire, enregistrer ou importer les transactions bancaires, créer les paiements ou journaux correspondants, et rapprocher les deux côtés.
La transaction bancaire est le côté relevé. L'écriture de paiement ou l'écriture de journal est le côté livres. Le rapprochement bancaire les relie, pour comparer le compte de banque d'ERPNext au relevé.
Avant de commencer
Préparez le plan comptable et un compte de type Banque. Il faut aussi les comptes de créance, de dette, de charge, de produit et de compensation utiles. Décidez qui peut tenir les fiches, importer ou synchroniser un relevé, créer et valider les paiements, rapprocher les lignes, et annuler ou délettrer un rapprochement. Séparez ces droits quand le contrôle exige une préparation et une revue distinctes.
Les enregistrements
| Enregistrement | Rôle |
|---|---|
| Banque | Identifie l'établissement, et éventuellement le mapping d'import. |
| Compte bancaire | Relie un vrai compte au grand livre de la société, ou à un client ou fournisseur. |
| Transaction bancaire | Une ligne de relevé importée ou synchronisée. Elle ne remplace pas la pièce comptable. |
| Écriture de paiement | Enregistre l'argent reçu, versé ou transféré, et passe au grand livre. |
| Écriture de journal | Ajustements bancaires qui n'ont pas leur place dans un paiement. |
| Rapprochement bancaire | Rapproche les lignes de relevé des pièces et signale ce qui manque. |
Mettre en place
- Créez une banque par établissement.
- Créez un compte de type Banque pour chaque compte de société dans le plan comptable.
- Créez un compte bancaire qui relie la banque, la société et le compte du grand livre.
- Marquez le compte de société par défaut quand c'est voulu.
- Mappez les colonnes du relevé si le format l'exige.
- Configurez les modes de paiement pour que chaque société utilise le bon compte.
N'utilisez pas un seul compte bancaire pour plusieurs comptes réels. Les séparer rend l'import, le rapprochement, les soldes et les droits plus auditables.
Enregistrer les mouvements
Pour la plupart des encaissements, règlements et virements, utilisez une écriture de paiement : Encaisser, Payer, ou Virement interne. Créez le paiement depuis la facture quand c'est possible : le tiers, le compte, la devise et la référence suivent, et l'affectation manuelle diminue.
Une demande de paiement sert à demander un paiement en ligne ou sur le portail. Un ordre de paiement organise plusieurs dettes pour le traitement bancaire.
Importer le relevé
Les transactions bancaires viennent d'une intégration prise en charge, d'un import de relevé, d'un import de données ou d'une API, ou d'une saisie manuelle contrôlée pour un test ou une correction. Chaque ligne porte une date, un dépôt ou un retrait, une description, une référence, un identifiant, une devise et un compte bancaire. Conservez les identifiants d'origine de la banque : ils servent à détecter les doublons et à l'audit.
Utilisez le mapping de la fiche Banque quand les noms de colonnes diffèrent. Testez un petit relevé avant d'importer toute une période.
Rapprocher
Ouvrez le rapprochement pour le compte de la société et la période du relevé. Pour chaque ligne : rapprochez-la d'une pièce existante quand le montant, la date, le tiers et la référence concordent ; ne créez le paiement ou le journal manquant qu'après avoir identifié ce que la ligne représente ; répartissez le montant si une ligne couvre plusieurs références ; traitez à part les frais, écarts de change, retenues et autres différences ; confirmez le solde de fin et les éléments non résolus.
Ne créez pas un nouveau paiement seulement parce qu'ERPNext ne propose pas de correspondance. Cherchez d'abord les pièces existantes, pour éviter une double comptabilisation.
Autres dispositifs
La garantie bancaire suit les garanties reçues ou données : validité, bénéficiaire, montant, marge et frais. L'escompte de factures sert quand des factures de vente impayées sont données en garantie d'un financement court. Le montage des comptes doit être revu par la finance avant validation.
Contrôles
Revoyez régulièrement les transactions non rapprochées, les paiements et chèques anciens non compensés, les identifiants en double, les comptes bancaires sans grand livre valide, le solde du relevé face au grand livre, les garanties et financements périmés, et les écritures passées directement sur le compte de banque sans pièce adaptée.
Le grand livre des paiements aide à suivre les affectations entre factures, paiements et crédits. Le grand livre montre l'effet comptable. Le rapprochement explique l'écart de dates entre le livre et le relevé.
Dépannage
Une ligne ne trouve pas de correspondance. Vérifiez le compte, la société, le sens du montant, la plage de dates, la devise, le tiers, la référence, et si la pièce est déjà rapprochée.
Le solde de banque diffère du relevé. Confirmez la période et le solde d'ouverture, puis les pièces non compensées, les lignes manquantes, les imports en double, les frais, les intérêts et les écritures sur le mauvais compte.
Le mauvais compte est choisi dans un paiement. Relisez le défaut du mode de paiement pour la société, le compte bancaire par défaut, et le compte sélectionné. Corrigez la configuration avant d'en créer d'autres.
Une transaction a été importée deux fois. Ne rapprochez pas les deux copies. Confirmez l'identifiant d'origine et retirez ou annulez le doublon par le circuit approuvé.
Questions fréquentes
Importer une transaction passe-t-il au grand livre ?
Non, pas à lui seul. L'effet comptable vient en principe d'une écriture de paiement, d'une écriture de journal, ou d'une autre pièce rapprochée de la ligne.
Faut-il rapprocher chaque paiement tout de suite ?
Pas nécessairement. Un paiement peut être validé avant que la banque le compense. Le rapprochement doit toutefois être fait dans la clôture régulière.
Peut-on stocker les comptes des clients et fournisseurs ?
Oui. Créez des comptes bancaires de tiers, distincts de ceux de la société, avec le type de tiers et le tiers.
Pages liées
Dans ce chapitre
- 01Banque (Bank)La fiche Banque identifie l'établissement, pas un numéro de compte. Elle ne crée pas de compte au grand livre.
- 02Compte bancaireLe compte bancaire identifie le compte réel. Pour la société, il relie l'établissement au compte de type Banque du grand livre.
- 03Garantie bancaireLa garantie bancaire est une preuve opérationnelle de l'engagement de la banque. Elle ne débite pas la marge et ne passe pas les frais toute seule.
- 04Transaction bancaireLa transaction bancaire est une ligne de relevé. Elle ne remplace pas l'écriture de paiement, qui passe le mouvement et l'affectation.