ERPNext
Réglages des ventes
Les réglages des ventes fixent les défauts et les contrôles du cycle : clients, prix, commandes, livraisons, factures, retours et nommage.
À quoi servent les réglages des ventes
Les réglages des ventes (Selling Settings) fixent les valeurs par défaut et les contrôles de tout le cycle de vente. Ils touchent les clients, les prix, les devis, les commandes, les bons de livraison, les factures, les retours, les commissions et le nommage des documents.
Relisez-les avec les équipes commerciale, logistique et finance avant de les activer. Un contrôle utile pour une activité peut bloquer un autre circuit.
Avant de commencer
- Il faut le droit de modifier les réglages des ventes.
- Créez d'abord les groupes de clients, les territoires et les listes de prix nécessaires.
- Testez les changements sur des transactions représentatives avant de les appliquer aux utilisateurs de production.
Ouvrez Ventes > Réglages > Réglages des ventes. Les réglages sont rangés en six onglets. Enregistrez après chaque changement.
Défauts client
Ces défauts réduisent la saisie à la création d'un client, ou quand un prospect ou un devis devient un client.
| Réglage | Effet |
|---|---|
| Nommage du client | Identifiant par nom du client, série de nommage ou nom automatique. Le nom du client est le défaut. Une série produit des identifiants du type CUST-00001. |
| Groupe de clients par défaut | Groupe posé sur les nouveaux clients quand aucune autre valeur n'est fournie. Sert aussi quand ERPNext crée un client en convertissant un devis issu d'un prospect. |
| Territoire par défaut | Territoire posé sur les nouveaux clients, y compris lors de cette conversion. |
Si le groupe ou le territoire par défaut est vide, la conversion automatique peut s'arrêter et demander la valeur manquante.
Prix
L'onglet Prix décide comment ERPNext retrouve et contrôle les taux d'article dans le cycle de vente.
| Réglage | Effet |
|---|---|
| Liste de prix par défaut | Liste de prix de vente proposée sur le devis, la commande, le bon de livraison et la facture. |
| Repli sur la liste de prix par défaut | Prend un prix d'article dans la liste par défaut quand la liste choisie sur la transaction n'en a pas. Ne le combinez pas avec l'insertion automatique des prix manquants dans les réglages du stock : un taux de repli pourrait être écrit dans une autre liste. |
| Autoriser la modification du taux de liste | Rend le taux de liste modifiable dans les tableaux d'articles de vente. Laissez-le désactivé si les taux doivent toujours venir des prix d'article. |
| Conserver le même taux dans le cycle | Vérifie qu'un taux d'article ne change pas sur un bon de livraison ou une facture créés depuis une commande. |
| Action si le taux n'est pas conservé | Visible une fois le contrôle activé. Avertir laisse passer la transaction après un message. Bloquer empêche le changement. |
| Rôle autorisé à passer outre le blocage | Visible quand l'action est Bloquer. Les utilisateurs de ce rôle peuvent déroger. |
| Contrôler le prix de vente contre l'achat ou la valorisation | Bloque une vente dont le taux est inférieur au prix d'achat ou au taux de valorisation pertinent. Testez-le avec soin pour les promotions et les déstockages. |
| Calculer le prix d'un lot d'articles depuis les composants | Rend les taux des articles emballés modifiables et calcule le prix du lot depuis ses composants. Un prix de lot saisi à la main est recalculé à l'enregistrement. |
| Autoriser des taux négatifs | Permet des taux d'article négatifs pour certains ajustements, remboursements, retours ou tarifs particuliers. À n'utiliser qu'avec une relecture comptable. |
Transactions
Ces réglages disent quels documents sont exigés et quelles exceptions sont permises.
| Réglage | Effet |
|---|---|
| Commande client obligatoire pour facturer ou livrer | Oui exige une commande avant une facture ou un bon de livraison. Un client peut, par exception, autoriser une facture sans commande. |
| Bon de livraison obligatoire pour facturer | Oui exige un bon de livraison avant la facture. Un client peut autoriser une facture sans bon de livraison. |
| Fréquence de mise à jour des ventes sur la société ou le projet | À chaque transaction, chaque jour ou chaque mois. Le quotidien ou le mensuel allège les sites à fort volume. |
| Autoriser le même article plusieurs fois | Permet le même article sur plusieurs lignes. Désactivez-le si les lignes en double sont en général une erreur. |
| Plusieurs commandes pour un même bon de commande client | Autorise plusieurs commandes client avec le même numéro et la même date de bon de commande du client. |
| Masquer l'identifiant fiscal du client | Empêche cet identifiant d'apparaître sur les transactions de vente quand le circuit n'en a pas besoin. |
| Autoriser une commande depuis un devis expiré | Permet de convertir un devis dont la date de validité est passée. Il faut quand même confirmer que le taux et les conditions restent valables. |
| Ne pas réserver la quantité de commande lors d'un retour | Empêche un retour de réserver automatiquement une quantité sur la commande liée. |
| Date limite pour la création groupée de bons de livraison | Ajoute une date butoir afin de ne traiter que les commandes éligibles jusqu'à cette date. |
| Taux entrant à zéro pour un lot périmé | Met le taux entrant à zéro sur un avoir autonome qui contient un article d'un lot périmé. |
| Autoriser un devis à quantité nulle | Permet des lignes à quantité nulle quand le taux est convenu avant la quantité, par exemple un contrat de tarif. |
| Autoriser une commande à quantité nulle | Même logique pour une commande client. |
| Marge de commande cadre (%) | Plafond de dépassement de la quantité convenue dans une commande cadre. |
Sauter le bon de livraison pour les articles de service
Quand ce réglage est actif, les articles hors stock sont exclus du suivi de livraison, et une commande composée uniquement de ces articles se termine dès qu'elle est entièrement facturée.
Sans cette option, une commande de services (conseil, installation, contrat de maintenance) attend encore un bon de livraison. Après facturation, elle reste à livrer, puis peut apparaître en retard, alors que le travail est fait et payé.
Le commutateur est dans les réglages des ventes : Sauter le bon de livraison pour les articles de service. Il s'applique à tous les types de commande : vente, maintenance et panier du site. Il n'y a pas de case par commande. Chaque commande se déduit de ses articles.
À chaque enregistrement d'une commande, chaque ligne reçoit un indicateur masqué de saut de livraison. Une ligne est dispensée de livraison seulement si toutes ces conditions sont vraies :
- l'article n'est pas un article de stock ;
- l'article n'est pas une immobilisation ;
- l'article n'est pas un lot qui contient des articles de stock ;
- la ligne n'est pas livrée par le fournisseur (livraison directe).
Tout échec d'un contrôle conserve le suivi de livraison normal. Les indicateurs sont recalculés à chaque enregistrement, y compris lors de la mise à jour des articles d'une commande validée.
Quand toutes les lignes sont dispensées, la commande n'a aucune livraison : le pourcentage livré passe à 100 et le statut de livraison indique Non applicable. Elle se termine une fois la facture établie pour le montant complet.
Sur une commande mixte, seules les lignes livrables comptent dans le pourcentage livré, et le bon de livraison ne reprend que ces lignes. La commande se termine quand les articles de stock sont livrés et que tout est facturé.
| Contenu de la commande | Bon de livraison | Terminée quand |
|---|---|---|
| Services seuls | Non requis | Entièrement facturée |
| Articles de stock et services | Lignes de stock seulement | Lignes de stock livrées et tout facturé |
| Réglage désactivé | Toutes les lignes | Entièrement livrée et entièrement facturée |
Fonctions avancées
| Réglage | Effet |
|---|---|
| Suivre les commissions de vente | Active la gestion des commissions des partenaires et de l'équipe commerciale. |
| Comptabiliser les remises de vente | Passe des écritures supplémentaires pour imputer les remises sur un compte de remise distinct. |
| Activer les UTM | Ajoute des champs d'attribution UTM sur le prospect, le devis, la commande, le bon de livraison, la facture de vente et la facture de caisse. |
| Réactivité héritée côté client | Option expérimentale de compatibilité. Gardez le défaut, sauf si une personnalisation testée exige l'ancien comportement. |
Sous-traitance entrante
Ces contrôles s'appliquent quand la société reçoit des matières d'un client, les transforme et lui renvoie les produits finis.
| Réglage | Effet |
|---|---|
| Autoriser la livraison de la quantité surproduite | Permet de livrer toute la quantité produite, même si elle dépasse la commande de sous-traitance entrante. |
| Livrer les articles secondaires | Ajoute à l'écriture de stock de livraison les articles secondaires produits avec le produit fini. |
Nommage des documents
Cet onglet montre les séries en cours pour le devis, la commande client, la facture de vente et le bon de livraison, y compris les séries de retour quand elles existent.
Étendez les séries selon la politique de contrôle documentaire. Ne changez pas une série active sans vérifier les rapports, les intégrations et les formats d'impression. La série de la facture proforma se règle aussi ici, une fois la fonction activée dans l'onglet Transactions.
Questions fréquentes
Peut-on exiger une commande pour la plupart des clients, avec des exceptions ?
Oui. Posez l'exigence globale dans les réglages, puis utilisez l'exception sur la fiche client pour les cas approuvés.
Pourquoi certains champs de prix sont-ils invisibles ?
Les champs d'action et de rôle de dérogation n'apparaissent qu'après l'activation du maintien du même taux dans le cycle. Le rôle de dérogation ne concerne que l'action Bloquer.
Faut-il laisser modifier le taux de liste ?
Activez-le seulement si les utilisateurs sont autorisés à s'écarter des prix d'article tenus. Sinon, gardez le champ contrôlé et utilisez les règles de prix pour les exceptions répétables.
Quand autoriser les transactions à quantité nulle ?
Pour des contrats de tarif, quand le prix unitaire est confirmé avant la quantité finale. Elles ne remplacent pas les quantités des commandes ordinaires.
Que tester après un changement ?
Créez un client, un devis, une commande, un bon de livraison, une facture et un retour de test, pour le circuit normal et les exceptions. Confirmez les taux, les liens, les écritures et les permissions avant la production.