ERPNext
Écriture de différence
Le bouton ajoute le montant qui manque pour équilibrer le journal. Il ne choisit pas le compte et ne corrige pas une erreur de source.
À quoi sert le bouton
L'action Créer l'écriture de différence (Make Difference Entry) aide à terminer une écriture de journal déséquilibrée. ERPNext calcule l'écart entre le total débit et le total crédit, ajoute une ligne pour ce montant, et laisse le compte vide pour que vous le choisissiez.
C'est une aide à l'équilibre dans le journal, pas une transaction à part et pas une correction automatique. Vous devez comprendre pourquoi l'écart existe et choisir le compte qui le représente. Si le montant source, le taux de change, la taxe ou le compte d'origine est faux, corrigez cette valeur. Ne cachez pas l'erreur dans un compte d'écart.
L'exemple : Nova Electronics Trading sort 1 000 de sa banque. L'entretien du siège est 990 et la banque prélève 10 de frais. Les deux premières lignes ne s'équilibrent pas. Le bouton ajoute le débit manquant de 10, puis l'utilisateur choisit Bank Charges - NET.
| Compte | Débit | Crédit | Sens |
|---|---|---|---|
| Charges d'entretien de bureau | 990 | 0 | Charge principale. |
| Frais bancaires | 10 | 0 | Frais prélevés par la banque. |
| Banque d'exploitation | 0 | 1 000 | Baisse du solde bancaire. |
| Total | 1 000 | 1 000 | L'écriture est équilibrée. |
Avant de commencer
Vous savez ce qui cause le déséquilibre et vous avez une pièce pour le montant. Le compte existe dans le plan de la société : un compte de détail, pas un groupe. La date est ouverte, dans l'exercice et la période voulus. Le centre de coûts, le projet, le livre financier ou une autre dimension exigée est disponible. Pour une écriture bancaire, vous avez le numéro et la date de référence. Pour un encaissement ou un règlement courant, voyez si l'écriture de paiement est plus sûre.
Repérer l'écart
- Créez ou ouvrez un journal en brouillon.
- Choisissez la société, le type et la date.
- Ajoutez les lignes de débit et de crédit déjà connues.
- Relisez le total débit, le total crédit et la différence (débit moins crédit).
L'exemple a 990 au débit et 1 000 au crédit. ERPNext affiche une différence de -10 et propose le bouton. Avant de continuer, voyez si l'écart est légitime. Des frais bancaires manquants le sont. Un montant inversé, une ligne en double, une mauvaise devise ou un mauvais taux se corrigent à la source.
Le signe : une différence négative veut dire que le crédit dépasse le débit, donc il manque un débit. Une différence positive veut dire que le débit dépasse le crédit, donc il manque un crédit.
Compléter la ligne
- Choisissez Créer l'écriture de différence. ERPNext ajoute une ligne du montant exact qui égalise les totaux. Ici, le crédit dépasse le débit de 10, donc une ligne de débit de 10 est ajoutée. Le compte reste vide.
- Ouvrez la nouvelle ligne au crayon et choisissez le compte qui explique l'écart, ici les frais bancaires.
- Ajoutez le même centre de coûts, projet, livre financier ou autre dimension exigée par la politique.
- Fermez l'éditeur et relisez la table.
Les totaux sont alors tous deux à 1 000. L'écriture est équilibrée au sens arithmétique. Vous confirmez encore que chaque compte et chaque montant sont justes sur le fond. Des totaux égaux ne prouvent pas une comptabilité correcte. Voir Comprendre le débit et le crédit.
Valider
Relisez société, date, type, comptes, montants, références, remarques, devises et dimensions. Enregistrez et validez. Le document validé contient les lignes d'origine et la ligne de différence complétée. Ouvrez Voir > Grand livre, ou filtrez le grand livre sur cette pièce. Dans l'exemple : 990 au débit de l'entretien, 10 au débit des frais bancaires, 1 000 au crédit de la banque. Le solde de la pièce est nul.
| Champ ou action | Effet |
|---|---|
| Total débit et total crédit | Sommes des lignes. |
| Différence (débit moins crédit) | Négative : il manque un débit. Positive : il manque un crédit. |
| Créer l'écriture de différence | Ajoute une ligne du montant courant. Ne choisit pas le compte et ne confirme pas que l'écart est valide. |
| Compte | Compte qui reçoit l'écart. Vous le choisissez. |
| Débit ou crédit | Montant ajouté pour équilibrer. Relisez-le avant validation. |
| Devise du compte et taux | Pilotent les valeurs en devise du compte et en devise de la société. |
| Type et nom de référence | Lient la ligne à un document pris en charge quand l'ajustement lui appartient vraiment. |
| Est une avance | Marque un montant de tiers comme avance s'il n'est pas affecté à une facture. |
| Centre de coûts et dimensions | Classent le passage pour le reporting, sans remplacer le compte. |
Quand ne pas l'utiliser
- Si une facture, un paiement ou une transaction de stock est faux, annulez et amendez le document source là où c'est permis, au lieu d'ajouter une ligne d'équilibre sans lien.
- Si vous enregistrez un encaissement ou un règlement réel, utilisez l'écriture de paiement, pour que l'affectation, le solde de tiers, la référence bancaire et le lettrage restent clairs.
- Si l'écart vient d'une conversion de devise, relisez d'abord la devise du compte, le taux et les valeurs en devise de société. Utilisez le circuit d'écart de change quand c'est la vraie cause.
- Si un petit écart décimal vient de la précision configurée, relisez d'abord les valeurs source et les réglages système. Ne changez pas la précision à la légère après des transactions réelles.
- Si le traitement revient souvent, préparez un processus maîtrisé ou un modèle, au lieu de deviner le compte d'équilibre à chaque fois.
Dépannage
Le bouton n'est pas visible. Le journal est peut-être déjà équilibré. Relisez les totaux et la différence. Le document doit encore être en brouillon.
La ligne générée n'a pas de compte. C'est attendu. ERPNext fournit le montant. Ouvrez la ligne et choisissez le compte.
L'écriture est équilibrée mais la validation échoue. Contrôlez le tiers obligatoire, la référence, la devise, le centre de coûts, la référence bancaire, le type de compte et les périodes gelées. L'équilibre n'est qu'un des contrôles.
Un écart minuscule revient. Vérifiez les montants, la devise du compte, les taux et la précision. Corrigez la source du calcul avant d'utiliser un compte d'arrondi.
Le mauvais côté a été ajouté. Relisez le signe de la différence. Négatif : crédit plus grand, ERPNext ajoute un débit. Positif : débit plus grand, ERPNext ajoute un crédit.
Questions fréquentes
ERPNext choisit-il le compte tout seul ?
Non. Il ajoute la ligne du débit ou du crédit requis et laisse le compte vide.
Tout petit écart va-t-il à un compte d'arrondi ?
Non. Voyez d'abord si la cause est un arrondi. Un mauvais montant, un taux, un calcul de taxe ou une charge manquante se corrige, ou se passe sur le compte qui le représente.
Corriger un écart multidevise ?
Le bouton peut équilibrer les totaux en devise de société. Il ne prouve pas que les montants en devise du compte et les taux sont justes. Relisez les deux devises avant de l'utiliser.
Pourquoi un journal équilibré est-il encore refusé ?
ERPNext contrôle aussi la société, le type de compte, le tiers, la référence, la devise, les dimensions et les restrictions de date. Des totaux égaux ne satisfont que le test de partie double.
Modifier ou retirer la ligne générée ?
Oui, tant que le journal est en brouillon. Vous pouvez choisir son compte, la modifier si c'est justifié, ou la retirer et corriger les lignes d'origine.