ERPNext
Préparer et faire correspondre les données existantes
Préparer la migration, c'est figer l'export source, le nettoyer et le traduire en valeurs qu'ERPNext peut importer sans doublon.
À quoi sert cette préparation
Un export issu d'un ancien logiciel comptable correspond rarement tel quel à ERPNext. Préparer et faire correspondre, c'est nettoyer cet export et traduire ses clients, fournisseurs, comptes, codes de taxe, devises et identifiants en valeurs qu'ERPNext peut importer sans risque.
Dans l'exemple de la documentation, Nova Industries peut avoir trois orthographes pour le même client, des comptes inactifs, des dates dans des formats mélangés et des libellés de taxe absents du nouveau plan comptable (Chart of Accounts). Régler ces écarts avant l'import évite les doublons. C'est beaucoup plus simple que de corriger des documents déjà validés.
La page source décrit comment profiler les données, définir un classeur de correspondance, retirer l'historique inutile, uniformiser les valeurs et produire des fichiers d'import que l'on peut retester.
Figer l'extrait source
Créez un dossier de migration daté et rangez-y :
- les exports d'origine, non modifiés ;
- les fichiers de travail nettoyés ;
- les fichiers d'import approuvés ;
- les résultats d'import ERPNext ;
- les fichiers de rapprochement ;
- les preuves de validation.
N'écrasez jamais l'export d'origine. Notez le système source, le nom du rapport, les filtres, la société, la devise, la période, l'heure d'extraction et la personne responsable.
Nettoyer les enregistrements sources
Uniformisez :
- les noms, la casse et les espaces ;
- le format de date
YYYY-MM-DD; - les séparateurs décimaux et de milliers ;
- les codes devise ;
- les identifiants de taxe ;
- les codes pays, région et code postal ;
- les unités de mesure ;
- les valeurs vides et les zéros ;
- le signe des débits et des crédits.
Ne supprimez un tiers en double qu'après avoir décidé quelle fiche survit et comment les soldes sont regroupés.
Construire les tables de correspondance
Créez une correspondance ancien vers nouveau, approuvée, pour chaque champ contrôlé.
| Valeur ancienne | Valeur ERPNext | Action |
|---|---|---|
| Sales - Devices | Product Sales - NET | Faire correspondre |
| Admin East | Corporate Sales - NET | Faire correspondre |
| Cust-00482 | Northstar Retail | Fusionner et faire correspondre |
| WH-A | Main Warehouse - NET | Faire correspondre |
| USD | USD | Conserver |
N'utilisez pas de formules de tableur qui renvoient un blanc silencieux quand une correspondance manque. Ajoutez une colonne de contrôle qui marque chaque valeur non rapprochée comme une erreur.
Faire correspondre le plan comptable
Pour chaque compte ancien, notez :
- le compte ERPNext ;
- le groupe parent ;
- le type racine ;
- groupe ou compte de détail ;
- le type de compte ;
- la devise du compte ;
- s'il s'agit d'un compte de contrôle ;
- la méthode d'import d'ouverture ;
- s'il sera désactivé après la migration.
Ne rattachez un compte retiré à un compte actif qu'avec l'accord de la finance. Gardez séparés les comptes de taxe, de banque, de créances, de dettes, de stock, d'immobilisation, d'amortissement et de capitaux propres quand le reporting l'exige.
Préparer les factures ouvertes
Une ligne par facture ouverte ou par avoir :
- le tiers ;
- le numéro de facture ;
- la date d'écriture ;
- la date d'échéance ;
- la devise de la facture ;
- le taux de change ;
- le total d'origine ;
- le montant restant dû ;
- le compte de créance ou de dette ;
- le centre de coûts (Cost Center) s'il est requis ;
- la référence ancienne.
N'importez pas les factures déjà payées avec l'outil de création des factures d'ouverture (Opening Invoice Creation Tool).
Préparer la balance d'ouverture
Partez de la balance de vérification (Trial Balance) finale, après tous les ajustements de l'ancien système. Ajoutez des colonnes pour :
- le compte ancien et son solde ;
- le compte ERPNext ;
- le débit ;
- le crédit ;
- la méthode d'import ;
- la référence du document ;
- le montant importé ;
- l'écart ;
- la note du relecteur.
Classez chaque ligne en Facture, Paiement ou avance, Banque ou caisse, Stock, Actif ou Écriture de journal résiduelle. Chaque solde source ne doit apparaître que dans une seule catégorie.
Préparer le stock et les actifs
Pour le stock, indiquez l'article (Item), l'entrepôt (Warehouse), la quantité, le taux de valorisation et la valeur totale. Rapprochez la quantité et la valeur séparément.
Pour les actifs, indiquez la catégorie, le nom, la date d'achat, la date de mise en service, le coût brut, l'amortissement cumulé, la valeur nette comptable, la durée d'utilité, les périodes restantes, le lieu, le dépositaire et le livre financier.
Contrôles avant import
- chaque parent requis existe ;
- chaque valeur liée utilise le nom ERPNext exact ;
- les dates tombent dans un exercice comptable (Fiscal Year) valide ;
- le débit égale le crédit ;
- les totaux des factures ouvertes concordent avec la balance âgée ;
- quantité multipliée par le taux explique la valeur de stock ;
- coût de l'actif moins amortissement cumulé égale la valeur nette comptable ;
- aucun compte n'est affecté à deux méthodes d'import ;
- les totaux en devise étrangère se rapprochent dans les deux devises.