ERPNext
Écriture de paiement d'avance
L'avance est de l'argent reçu ou versé avant la facture finale. Elle reste traçable sur le tiers, et s'affecte quand la facture existe.
À quoi sert l'avance
Une avance est de l'argent reçu d'un client ou versé à un fournisseur avant la facture finale. Enregistrez-la contre le tiers, et éventuellement contre une commande, pour qu'elle reste traçable et puisse être affectée à la création de la facture.
Recevoir l'argent ne suffit pas à en faire un produit. Le traitement dépend du plan comptable, de la configuration et de la politique applicable. La facture finale constate la vente selon les comptes configurés.
Avant de commencer
Confirmez la société, la devise, le compte de créance ou de dette, et le compte de banque ou de caisse. Utilisez des documents sources validés. Gardez la référence bancaire ou l'avis de règlement. Créez le tiers d'abord : l'écriture de paiement a besoin du bon tiers et du bon compte pour retrouver l'avance plus tard.
Enregistrer l'avance
- Créez une écriture de paiement avec le bon tiers et le bon type.
- Saisissez le montant réel, les comptes et la référence bancaire.
- Liez une commande de vente ou d'achat si l'avance appartient à un engagement précis.
- Validez.
- Quand la facture existe, affectez l'avance par le lettrage des paiements ou par le circuit de paiement de la facture.
Un brouillon n'affecte pas le grand livre.
Champs
| Champ | Effet |
|---|---|
| Tiers | Client ou fournisseur de l'avance. |
| Document de référence | Commande facultative qui explique l'avance. |
| Montant non affecté | Avance encore disponible pour des factures ultérieures. |
| Taxes et frais d'avance | Traitement de taxe exigé par la configuration. |
| N° et date de référence | Preuve externe du paiement. |
Dépannage
L'avance n'apparaît pas sur la facture. L'écriture validée doit avoir le même tiers, la même société, le même compte de créance ou de dette, et la même devise que la facture. Si elle était liée à une commande, vérifiez que la facture a été créée depuis cette commande. Sinon, lettrez l'avance disponible.
L'avance est sur un compte de passif ou d'actif séparé et ne s'affecte pas. L'affectation standard attend un compte de créance ou de dette de tiers compatible. Si la politique utilise des comptes d'avance séparés, configurez la fonction de compte tiers séparé et testez les écritures de solde. Un passage manuel sur un compte sans rapport ne devient pas automatiquement une avance affectable. Cette fonction a sa propre page, non reprise ici.
L'avance est liée à la mauvaise commande. En brouillon, corrigez la référence. Une fois validée, utilisez l'annulation, l'amendement ou le délettrage prévus. Ne l'affectez pas à une facture sans rapport seulement pour faire disparaître le solde.
La facture finale ne consomme pas toute l'avance. N'affectez que le montant dû. Le reste reste disponible pour une facture future ou un remboursement. Vérifiez le grand livre du tiers et convenez du traitement avec le client ou le fournisseur avant de restituer ou de réaffecter.
Questions fréquentes
Faut-il lier une commande ?
Non. L'avance peut rester non affectée sur le tiers s'il n'y a pas de commande. La lier améliore la piste et peut faciliter l'affectation quand la facture est créée depuis cette commande.
Une avance pour plusieurs factures ?
Oui, sur les factures éligibles. Affectez une partie du disponible à chacune. ERPNext garde le solde inutilisé tant qu'il n'est ni affecté ni remboursé.
Peut-on rembourser une avance ?
Oui, par un paiement ou un ajustement traçable qui inverse le mouvement d'argent et solde le tiers. Ne supprimez pas et n'écrasez pas l'avance d'origine.
Peut-on encaisser avant de créer le tiers ?
Non. Créez le tiers d'abord.