ERPNext
Charges constatées d'avance
La charge constatée d'avance évite de charger tout un contrat annuel sur le mois de la facture. ERPNext reconnaît la part consommée au fil de la période.
À quoi ça sert
Un fournisseur facture 1 200 pour un plan de service d'un an. La dette existe dès maintenant, mais le bénéfice se répartit sur douze mois. Les charges constatées d'avance (Deferred Expense) empêchent ce montant de déformer le mois de la facture d'achat. ERPNext impute d'abord le coût sur un compte d'actif, puis reconnaît une part en charge à chaque période de service.
Utilisez-les pour des coûts fournisseurs facturés ou payés d'avance : logiciel annuel, assurance, loyer, maintenance, contrat de support.
Effet comptable
Sans taxe, pour simplifier.
| Événement | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Validation de la facture d'achat de 1 200 | Actif de charges constatées d'avance 1 200 | Fournisseurs 1 200 |
| Reconnaissance d'une période éligible | Charge, par exemple abonnement logiciel | Actif de charges constatées d'avance |
| Paiement du fournisseur | Fournisseurs 1 200 | Banque 1 200 |
Le paiement solde la dette. Il ne décide pas quand la charge est consommée. La période de service pilote la reconnaissance.
Une ancienne documentation créditait le compte différé dès la création de la facture d'achat. Cela inversait le traitement normal d'un coût payé d'avance. Dans ERPNext actuel, et en comptabilité standard, la validation débite l'actif différé. Les reconnaissances suivantes créditent cet actif.
Avant de commencer
Préparez un compte d'actif de charges constatées d'avance, en principe dans les actifs courants du plan comptable, le compte de charge final, un article de service hors stock, les dates de début et de fin du contrat, un fournisseur et une facture d'achat valides, et la politique jours ou mois dans les réglages comptables.
N'utilisez pas ce circuit pour du stock qui doit être réceptionné et valorisé. La charge constatée d'avance concerne un coût consommé dans le temps, pas une quantité en attente de sortie.
Régler le différé
Dans les réglages comptables, choisissez le calcul en jours ou en mois, le traitement automatique, et la comptabilisation directe ou par écriture de journal.
L'exemple de 12 000 sur 12 mois reste valable : en mode Mois, une période complète reconnaît en principe 1 000 par mois. En mode Jours, un mois de 30 jours peut reconnaître environ 986,30 et un mois de 31 jours environ 1 019,17, selon les dates exactes. Des montants mensuels différents sont attendus quand le nombre de jours de service change. Le détail des réglages est dans Comptabilité différée.
Activer l'article
Ouvrez l'article du service payé d'avance. Dans Comptabilité, activez les charges constatées d'avance. Saisissez un nombre standard de mois de charge quand cela préremplit la durée attendue.
La fiche article marque l'article comme éligible. Le compte d'actif différé et les dates de service réelles se confirment sur chaque ligne de facture d'achat.
Créer la facture d'achat
Créez la facture pour le fournisseur et ajoutez l'article. Confirmez la société, le numéro et la date de facture fournisseur, la date de comptabilisation, la devise, le taux, les taxes et le centre de coûts.
Dans les articles, ouvrez la ligne avec le crayon. Dépliez Charges constatées d'avance et complétez :
| Champ | Sens |
|---|---|
| Activer les charges constatées d'avance | Applique le traitement différé à cette ligne. |
| Compte de charges constatées d'avance | Actif qui porte le coût non encore consommé. |
| Date de début de service | Premier jour où le service acheté est consommé. |
| Date de fin de service | Dernier jour de la période. |
| Date d'arrêt de service | Arrêt anticipé facultatif. |
| Compte de charge | Compte final qui reçoit la charge reconnue. |
L'exemple de la source utilise Prepaid Expenses - NET et Software Subscription Expenses - NET, sur un an. Ce sont des noms d'exemple. Validez seulement après avoir confirmé chaque ligne éligible.
À la validation
ERPNext crée la dette fournisseur, mais la ligne éligible est débitée sur l'actif différé au lieu d'être débitée tout de suite sur le compte de charge final. Le coût annuel ne charge donc pas un seul mois du compte de résultat.
Taxes et frais suivent leurs propres comptes. Le différé pilote le montant de l'article éligible. Il ne diffère pas automatiquement chaque taxe, port ou frais de la facture.
Reconnaître la charge
Si le traitement automatique est activé, ERPNext traite les échéanciers éligibles en arrière-plan. Sinon, créez un traitement de la comptabilité différée de type Charge.
Pour chaque période éligible, la reconnaissance débite le compte de charge de la ligne et crédite l'actif différé. Si les réglages passent par des écritures de journal, ERPNext crée ces documents. Ils peuvent rester en brouillon pour relecture, ou être validés automatiquement.
La page d'origine décrivait des écritures de journal mensuelles automatiques. C'est le circuit visible quand la comptabilisation par écriture de journal est choisie. En comptabilisation directe, le même débit et le même crédit apparaissent au grand livre sans écriture de journal séparée.
Vérifier
Ouvrez le rapport des produits et charges différés. Contrôlez la facture d'achat, la période, le montant facturé, le montant reconnu et le solde en attente.
Au grand livre : l'actif différé commence au montant éligible de la facture, chaque période le crédite, le même montant débite le compte de charge final, et à la fin de la période le solde éligible doit être entièrement reconnu, sous réserve de changements approuvés et d'arrondi.
La dette fournisseur se suit à part. La facture peut être impayée, partielle ou soldée pendant que la reconnaissance continue.
Autres cas, et leurs limites
La documentation antérieure citait l'assurance payée d'avance, les abonnements internet, les frais d'émission de dette et l'amortissement d'immobilisations incorporelles. Ces cas restent pertinents comme idées. Tous les coûts de long terme ne passent pas par cette fonction de facture.
Les immobilisations utilisent en principe le circuit d'actifs et d'amortissement d'ERPNext. Les intérêts capitalisés, les incorporels et les frais d'émission peuvent demander une comptabilité spécialisée et un reporting local. N'utilisez la charge constatée d'avance sur une ligne de facture d'achat que si cela correspond à la politique comptable applicable.
Arrêter, annuler ou amender
Si le service s'arrête plus tôt, renseignez la date d'arrêt là où elle est prise en charge, puis vérifiez la passe suivante. Si le montant, les dates ou le compte sont faux, utilisez l'annulation et l'amendement prévus.
Ne passez pas une écriture de journal inexpliquée pour faire disparaître un solde payé d'avance. Vérifiez d'abord les dates de traitement, le statut du document, la date d'arrêt, les écritures de journal restées en brouillon, et si la dernière période a été incluse.
Dépannage
| Problème | Contrôle |
|---|---|
| Tout le coût part en charge tout de suite | Option de la ligne, compte d'actif différé et dates de service. |
| Aucune écriture de reconnaissance | Traitement automatique, plage de dates, tâches de fond, écritures de journal en brouillon. |
| Montants mensuels différents | Le calcul est peut-être en jours. |
| Un solde payé d'avance reste après le terme | Date de fin de traitement, date d'arrêt, statut de la facture, écritures non validées. |
| La charge part sur le mauvais compte | Compte de charge de la ligne de facture d'achat. |
Questions fréquentes
Est-ce la même chose qu'une facture fournisseur impayée ?
Non. Impayée décrit la dette et la trésorerie. Différé décrit le moment où la charge est reconnue. Une facture entièrement payée peut encore avoir un solde de charges constatées d'avance.
Une seule ligne peut-elle être différée ?
Oui. Les options, les comptes et les dates de service sont sur chaque ligne d'article.
L'assurance payée d'avance entre-t-elle dans ce circuit ?
C'est un cas courant quand la police couvre des périodes futures. Confirmez le traitement et la base de reconnaissance avec votre comptable.
Pourquoi les écritures de journal ne sont-elles pas au grand livre ?
Elles restent en brouillon quand la validation automatique est désactivée. Relisez-les et validez-les avant d'attendre un effet au grand livre.
L'amortissement d'une immobilisation passe-t-il par ici ?
En principe non. Utilisez le circuit d'actifs et d'amortissement d'ERPNext. Les charges constatées d'avance conviennent mieux aux services payés d'avance et aux coûts analogues, consommés sur une période définie.