Le modèle comptable

À quoi sert le module

La comptabilité dans ERPNext transforme l'activité courante en un enregistrement financier fiable. Une vente, un achat, un mouvement de stock, une charge ou un paiement commence comme un document opérationnel et devient des écritures de grand livre équilibrées à la validation. La documentation d'origine illustre le besoin avec une société d'électronique : les clients paient-ils à temps, que doit-on aux fournisseurs, l'activité est-elle rentable, le solde bancaire colle-t-il aux livres.

Le modèle comptable

Chaque société (Company) a une devise de base, un exercice, des comptes par défaut et son propre plan comptable (Chart of Accounts). Le plan classe les comptes en actifs, passifs, capitaux propres, produits et charges. Les comptes de grand livre reçoivent les imputations ; les comptes de groupe les organisent pour les rapports.

ERPNext tient une comptabilité en partie double. Chaque transaction comptable a des totaux débit et crédit égaux. On ne saisit en général pas ces écritures à la main : la validation les génère à partir des valeurs du document et du paramétrage.

Si la comptabilité de stock est active, les transactions de stock créent aussi des écritures du grand livre de stock. Quantités et valeurs se suivent à part, tout en restant reliées au grand livre général.

Ce que couvre le module

Livres et structure. ERPNext crée un jeu de livres par société. On peut garder le plan standard du pays, le modifier, ou utiliser l'importeur de plan comptable à l'implantation. Les comptes par défaut de la société fixent créances, dettes, produits, charges, arrondi, écart de change et report à nouveau. Les réglages comptables portent des contrôles transverses, dont les dates gelées et les règles de modification des écritures. Les livres financiers servent quand la même société a besoin de bases parallèles d'amortissement ou de reporting. Plusieurs sociétés et des rapports consolidés servent quand les entités juridiques gardent des livres indépendants mais que la direction veut une vue combinée.

Ventes, achats et encours. Une facture de vente enregistre le produit, la taxe et la créance client. Une facture d'achat enregistre la charge ou la valeur d'actif, la taxe et la dette fournisseur. Les avoirs et les notes de débit inversent ou réduisent l'effet des factures en gardant une piste d'audit. Créances et dettes se suivent par tiers, facture, échéance et condition de paiement. Les rapports d'encours donnent l'antériorité. Les conditions de paiement peuvent découper une facture en échéances. Les demandes de paiement partagent un lien avec le client. La relance suit les créances échues. Les paiements fournisseurs peuvent passer par des ordres de paiement quand un circuit d'approbation est requis.

Paiements, avances et lettrage. Une écriture de paiement enregistre un encaissement, un décaissement ou un virement interne entre caisse et banque. Elle peut répartir un paiement sur plusieurs factures, accepter un paiement partiel, enregistrer une avance sur commande, ou garder un trop-perçu comme crédit non affecté. Le lettrage des paiements rapproche paiements non affectés, avances, avoirs et écritures de journal avec les factures, sans second mouvement de trésorerie. Côté banque, ERPNext stocke comptes et transactions bancaires, importe les relevés et propose un rapprochement qui aligne les lignes du relevé avec les pièces, crée les paiements manquants quand c'est approprié, et enregistre les dates de débit.

Taxes. Les modèles de taxe ajoutent les taxes de vente et d'achat. Catégories et règles de taxe choisissent le modèle selon le tiers, l'adresse, l'article ou la transaction. Les modèles de taxe article portent des taux par produit. La retenue à la source couvre les déductions lors du paiement de fournisseurs éligibles. Les rapports et le comportement légal varient selon le pays : ERPNext fournit le cadre, les fonctions régionales viennent de la configuration du pays ou d'une application de localisation. Terminez le paramétrage des taxes avant les factures réelles.

Stocks et coût des ventes. En inventaire permanent, réceptions et sorties touchent le grand livre de stock et le grand livre général. Les bons de réception peuvent faire entrer la valeur dans « stock reçu non facturé ». Les bons de livraison diminuent le stock et constatent le coût des ventes. Les écritures de stock couvrent transferts, fabrication, reconditionnement et ajustements. Une facture de vente ou d'achat peut aussi mettre à jour le stock si Mettre à jour le stock est coché : circuit plus court, mais facturation et mouvement sont dans le même document. Choisissez le circuit avant que les utilisateurs valident.

Actifs, charges et différé. Le module Actifs s'intègre à la comptabilité pour la capitalisation, l'amortissement, les transferts, les cessions et les ajustements de valeur. Les échéanciers d'amortissement peuvent passer les écritures automatiquement. Les notes de frais enregistrent les dépenses des salariés et la dette correspondante. Le différé étale les montants de facture éligibles sur les périodes futures au lieu de tout constater à la date de facture. Abonnements et documents récurrents automatisent la facturation régulière. Projets et feuilles de temps servent à la facturation de services, à la collecte des coûts et à l'analyse de rentabilité.

Pilotage. Les centres de coûts situent produits et charges. Les projets suivent le chiffre et le coût d'un travail. Les dimensions comptables ajoutent des segments (agence, service, canal, unité) sans allonger le plan. Les budgets se posent par compte, centre de coûts, projet ou dimension. ERPNext peut avertir ou bloquer si un budget annuel ou mensuel applicable est dépassé. Le rapport d'écarts compare prévu et réel.

Devises et intersociétés. Sociétés, tiers, comptes bancaires et comptes de grand livre peuvent avoir des devises différentes. ERPNext stocke la devise de transaction et la devise de la société, applique les cours et constate les écarts de change réalisés au règlement. La réévaluation des cours ajuste les soldes ouverts en devise à une date de reporting. Les écritures de journal intersociétés et les factures de vente et d'achat liées enregistrent les opérations entre entités. Chaque société reçoit ses propres écritures équilibrées.

Clôture et piste d'audit. L'écriture de journal sert aux ajustements qui n'ont pas de document spécialisé : charges à payer, provisions, virements, abandons, corrections. En fin de période, on revoit rapprochements, amortissements, valorisation de stock, taxes et écritures d'ajustement. La pièce de clôture de période transfère le résultat vers le compte de clôture choisi. Une période comptable peut empêcher certains types de transactions d'être comptabilisés, amendés ou annulés sur une période close. Le gel de dates est un autre moyen de limiter les écritures antidatées. Les documents validés gardent leur piste. Plutôt que de modifier une pièce finalisée sur place, on annule et on amende si les droits et les contrôles de période le permettent. Le grand livre immuable crée des contre-passations à l'annulation au lieu d'effacer l'historique.

Rapports. L'espace des rapports comptables comprend le grand livre et la balance de vérification, le bilan, le compte de résultat et le tableau des flux, les balances âgées clients et fournisseurs, les journaux de vente et d'achat, les rapports de rapprochement et de paiement, les rapports de taxe, budget, centre de coûts, projet et dimension, ainsi que les états consolidés et l'affichage multidevise là où c'est pris en charge. Les rapports lisent les données validées. Un brouillon ne touche pas les livres. Annuler une pièce validée contrepasse son effet comptable.

Par où commencer

1. Finalisez les sociétés, les exercices, la devise et le plan comptable.
2. Configurez les comptes par défaut, les taxes, les conditions de paiement, les centres de coûts et les dimensions.
3. Décidez des circuits de vente, d'achat, de stock et de service que les utilisateurs suivront.
4. Importez les soldes d'ouverture et les factures en cours avec les outils de migration adaptés.
5. Testez des transactions représentatives et rapprochez leur effet au grand livre.
6. Posez les rôles, les approbations, les dates gelées et les responsabilités de clôture.

Pour apprendre le module, partez du débit et du crédit, puis suivez un cycle complet : créez une facture, validez-la, ouvrez son grand livre comptable, enregistrez un paiement, et relisez le grand livre général ainsi que la balance clients ou fournisseurs.

Pages liées

• Effet des transactions sur les livres
• Comprendre le débit et le crédit
• Circuits selon le type d'activité
• Importeur de plan comptable
• Plan comptable