ERPNext
Concepts et termes
Cette page fixe le vocabulaire d’ERPNext : fiches de base, pièces comptables, ventes, achats, stock et fabrication. Chaque notion est donnée en français, avec le terme anglais à la première occurrence.
Notions de base
La société (Company) est l’entité juridique pour laquelle le site est paramétré. Un même site peut porter plusieurs sociétés, chacune avec sa comptabilité, tout en partageant les clients, les fournisseurs et les articles.
Le client (Customer) est une personne ou une organisation. On peut lui rattacher plusieurs contacts et adresses.
Le fournisseur (Supplier) fournit des biens ou des services : opérateur télécom ou fournisseur de matières premières, personne ou organisation, avec plusieurs contacts et adresses.
L’article (Item) est un produit, un sous-ensemble ou un service acheté, vendu ou fabriqué, identifié de façon unique.
Le compte (Account) est la rubrique sous laquelle passent les opérations financières : clients, fournisseurs, TVA à payer, frais de déplacement, ventes, capital. ERPNext suit les soldes clients et fournisseurs en arrière-plan : il n’est pas nécessaire de créer un compte dédié pour chacun.
L’adresse (Address) localise un client ou un fournisseur : siège, usine, entrepôt, magasin.
Le contact (Contact) est une personne rattachée à un client, à un fournisseur, ou indépendante. Il a un nom, un e-mail et un téléphone.
La communication (Communication) liste les échanges avec un contact ou un prospect. Les e-mails envoyés depuis le système y sont ajoutés.
La liste de prix (Price List) nomme un ensemble de prix d’articles.
Comptabilité
L’exercice comptable (Fiscal Year) a une date de début et une date de fin. Plusieurs exercices peuvent coexister. Les transactions ne se saisissent que dans cette période. À la clôture, les soldes deviennent les soldes d’ouverture de l’exercice suivant.
Le centre de coûts (Cost Center) ressemble à un compte, mais son arbre colle davantage à l’organisation : lignes de produits ou canaux (ventes en ligne, vente au détail), alors que le plan comptable classe les charges par nature (déplacement, marketing).
L’écriture de journal (Journal Entry) porte des lignes de grand livre (General Ledger) dont le total des débits égale le total des crédits. Elle sert aussi à enregistrer paiements, retours et opérations similaires.
La facture de vente (Sales Invoice) est la facture adressée au client pour des biens ou des services livrés.
La facture d’achat (Purchase Invoice) est la facture reçue du fournisseur.
La devise (Currency) : les pièces peuvent être dans plusieurs devises, mais les livres n’en ont qu’une. Lors de l’imputation, le montant est converti dans la devise par défaut au cours indiqué.
Ventes
Le groupe de clients (Customer Group) classe les clients, en général par segment de marché.
Le prospect (Lead) est une personne susceptible d’apporter du chiffre. Il peut donner naissance à des opportunités.
L’opportunité (Opportunity) est une vente potentielle.
Le devis (Quotation) répond à une demande de prix du client pour un article ou un service.
La commande client (Sales Order) confirme les conditions de livraison et le prix. Les livraisons, les ordres de fabrication et les factures s’appuient sur elle.
Le territoire (Territory) est un découpage géographique commercial. On peut y fixer des objectifs, et chaque vente y est rattachée.
Le partenaire commercial (Sales Partner) est un distributeur, revendeur, affilié ou agent commissionné qui vend les produits de la société.
Le commercial (Sales Person) porte l’offre et conclut. On peut lui fixer des objectifs et le citer sur les transactions.
Achats
La commande fournisseur (Purchase Order) est le contrat qui demande au fournisseur de livrer les articles convenus, au coût, aux quantités, aux dates et aux conditions indiqués.
La demande de matériel (Material Request) est émise par un utilisateur, ou générée par ERPNext selon le seuil de réapprovisionnement ou la quantité projetée du plan de production.
Stock
L’entrepôt (Warehouse) est l’entrepôt logique sur lequel portent les mouvements de stock.
L’écriture de stock (Stock Entry) transfère de la matière depuis un entrepôt, vers un entrepôt, ou d’un entrepôt à un autre.
Le bon de livraison (Delivery Note) liste les articles et quantités expédiés. Il diminue le stock de l’entrepôt d’expédition. Il est en général établi depuis une commande client.
Le bon de réception (Purchase Receipt) constate la réception d’articles, le plus souvent contre une commande fournisseur.
Le numéro de série (Serial Number) identifie une unité précise d’un article.
Le lot (Batch) identifie un groupe d’unités achetées ou fabriquées ensemble.
L’écriture du grand livre de stock (Stock Ledger Entry) est la table unique des mouvements d’un entrepôt à un autre. Elle est mise à jour par l’écriture de stock, le bon de livraison, le bon de réception et la facture de vente en point de vente.
La régularisation de stock (Stock Reconciliation) met à jour le stock de plusieurs articles depuis un fichier CSV.
L’inspection qualité (Quality Inspection) enregistre des paramètres d’un article à la réception fournisseur ou à la livraison client.
Le groupe d’articles (Item Group) classe les articles.
Fabrication
La nomenclature (Bill of Materials) liste les opérations et les articles, avec leurs quantités, nécessaires pour produire un autre article. Elle sert aux achats et au calcul du coût de revient.
Le poste de travail (Workstation) est le lieu où une opération de nomenclature se déroule. Il sert à calculer le coût direct du produit.
L’ordre de fabrication (Work Order) lance la production d’un article pour des quantités données.
L’outil de planification de production (Production Planning Tool) crée automatiquement des ordres de fabrication et des demandes d’achat à partir des commandes clients ouvertes sur une période.
Paramétrage
Le champ personnalisé (Custom Field) est un champ ajouté par l’utilisateur sur un formulaire.
Les valeurs par défaut globales (Global Defaults) fixent les valeurs proposées pour divers paramètres du système.
Le titre d’impression (Print Heading) est un intitulé utilisé seulement à l’impression, par exemple « Proposition » ou « Facture pro forma » sur un devis.
Les conditions générales (Terms and Conditions) sont le texte du contrat. On les applique aux transactions de vente et d’achat ; elles apparaissent à l’impression.
L’unité de mesure (Unit of Measure) indique comment la quantité est comptée : kilogramme, unité, paire, paquet.
Points d’attention
Ces fiches se partagent entre sociétés (clients, fournisseurs, articles) alors que la comptabilité reste propre à chaque société. Les chemins indiqués dans la documentation d’origine (Ventes, Achats, Stock, Comptabilité, CRM, Fabrication, Configuration) situent le document dans le bureau (Desk) ; les libellés exacts dépendent de la langue et des espaces de travail activés.