ERPNext
Impact du cycle d'achat sur le grand livre
La commande n'écrit pas au grand livre. La réception, la facture et le paiement enregistrent le stock, la dette et la sortie de trésorerie.
À quoi sert cette lecture
Le cycle d'achat commence quand on s'engage à acheter chez un fournisseur et se termine quand le fournisseur est payé. Tous les documents ne créent pas une écriture. La commande enregistre l'engagement. Le bon de réception, la facture d'achat et l'écriture de paiement enregistrent le stock, la dette, la charge et la trésorerie.
Les exemples utilisent des noms de comptes courants et ignorent les taxes. Vos comptes viennent de la société, de l'article, du groupe d'articles, de l'entrepôt et de la transaction.
ERPNext crée des écritures de grand livre à la validation d'une transaction comptable ou de stock. Enregistrer un brouillon ne touche pas le grand livre.
| Document | Effet habituel | Ce qu'il représente |
|---|---|---|
| Commande d'achat | Aucune écriture | Engagement d'acheter à une quantité, un taux et un calendrier convenus. |
| Bon de réception d'articles de stock | Débit stock en main, crédit stock reçu non facturé | Le stock est reçu, la facture fournisseur n'est pas forcément arrivée. |
| Facture d'achat contre un bon de réception | Débit stock reçu non facturé, crédit dettes | La dette transitoire est soldée et le montant confirmé devient dû au fournisseur. |
| Facture d'achat de service | Débit de la charge, crédit dettes | Le coût est constaté et le fournisseur est créancier. |
| Écriture de paiement, payer | Débit dettes, crédit banque ou caisse | La dette diminue et l'argent sort. |
Payer un fournisseur réduit les dettes, donc les dettes sont débitées. Cela réduit aussi la banque, donc la banque est créditée.
Achat de stock
Une société industrielle achète cinq unités électroniques gérées en stock à 520, soit 2 600. Le même enchaînement vaut pour des matières, des composants, des consommables ou des produits finis.
- La commande validée enregistre ce qui a été convenu, le fournisseur, le taux, l'entrepôt et la date de réception prévue. Elle n'augmente ni le stock, ni une charge, ni une dette. Effet : aucun.
- Le bon de réception confirme l'arrivée physique. ERPNext augmente l'actif de stock et constate une dette transitoire égale sur Stock reçu non facturé.
| Compte | Débit | Crédit | Sens |
|---|---|---|---|
| Stock en main | 2 600 | Le stock contrôlé par la société augmente. | |
| Stock reçu non facturé | 2 600 | La marchandise est là, la facture n'est pas encore une dette confirmée. |
Ce compte de transit permet de dater la réception et la facture séparément sans perdre la dette née de la réception.
- Quand la facture est enregistrée contre le bon, le montant passe de la dette transitoire au compte fournisseur.
| Compte | Débit | Crédit | Sens |
|---|---|---|---|
| Stock reçu non facturé | 2 600 | La dette transitoire est soldée. | |
| Dettes fournisseurs | 2 600 | Le montant confirmé est dû au fournisseur. |
Le débit du stock n'est pas répété : le bon l'a déjà augmenté. Ensemble, le stock reste débité, les dettes restent créditées, et le compte transitoire revient à zéro.
- Une écriture de paiement de type Payer, affectée à la facture, débite les dettes de 2 600 et crédite la banque de 2 600. Elle ne réaugmente pas le stock et ne constate pas l'achat une seconde fois.
Achat de service
Une société de services achète dix sessions d'assistance à 200, soit 2 000. Un service hors stock n'augmente pas le stock. On peut aller de la commande à la facture puis au paiement. Un bon de réception ne sert que si l'activité veut une confirmation opérationnelle séparée.
La commande n'écrit rien. La facture débite la charge (services administratifs ou professionnels, ou le compte qui décrit vraiment la prestation) de 2 000 et crédite les dettes de 2 000. Le paiement débite les dettes et crédite la banque.
Comparer les deux circuits
| Étape | Achat de stock | Achat de service |
|---|---|---|
| Commande | Aucun effet | Aucun effet |
| Réception | Débit stock, crédit stock reçu non facturé | En général pas de réception ni d'écriture de stock |
| Facture | Débit du compte transitoire, crédit dettes | Débit de la charge choisie, crédit dettes |
| Paiement | Débit dettes, crédit banque | Débit dettes, crédit banque |
Si une facture d'articles de stock est validée avec mise à jour du stock, ERPNext peut réunir l'effet du bon et celui de la facture : débit du stock, crédit des dettes. C'est utile pour un achat direct, mais le bon de réception distinct disparaît de la piste.
Une facture créée sans commande passe quand même ses écritures normales. Il manque l'engagement d'achat, le circuit d'approbation, le suivi de livraison prévue et la comparaison commandé, reçu, facturé.
Questions fréquentes
La commande touche-t-elle le grand livre ?
Non. Elle enregistre un engagement d'achat. Elle ne crée ni stock, ni charge, ni taxe, ni dette, ni banque.
Pourquoi le stock reçu non facturé ?
Il comble le décalage entre la réception et la facture. Le bon le crédite, la facture liée le débite. Le compte doit se solder quand réceptions et factures se correspondent.
Que change la taxe d'achat ?
Les dettes sont créditées du total de la facture. Le montant d'achat ou de charge est débité sur son compte habituel, et la taxe récupérable est débitée sur le compte d'actif de taxe configuré. Une taxe non récupérable peut entrer dans le coût de l'article ou dans la charge, selon le paramétrage et les règles locales.
Pourquoi reste-t-il un solde sur le stock reçu non facturé ?
Cherchez des bons non encore facturés, des factures qui ne citent pas les bons, des écarts de quantité ou de taux, des retours et des annulations antidatées. Rapprochez avec les références des bons et des factures.