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Suivre les achats en comptabilité
Deux paires de comptes se compensent. Elles font apparaître les achats et les mouvements de valeur dans le résultat.
À quoi ça sert
À retenir
Fonction de la version 16.
Selon les usages cités, le coût des ventes se calcule ainsi : stock d’ouverture + achats − stock de clôture. Ouverture et clôture viennent du rapport de solde de stock. Les achats sont plus difficiles : le compte « stock reçu non facturé » peut mal fonctionner avec des factures d’achat qui mettent le stock à jour. Et le stock change aussi par écriture de stock, régularisation et pièce de coûts d’approche, mouvements invisibles au compte de résultat et à la balance.
Les comptes
Deux paires :
- Purchase Expense Account et Purchase Expense Contra Account : à la réception par bon de réception ou facture d’achat avec Update Stock.
- Expenses Added To Stock Account et Expenses Added To Stock Contra Account : quand la valeur change par écriture de stock, régularisation ou pièce de coûts d’approche.
Débit et crédit sont égaux : impact net nul. Les montants apparaissent pourtant au résultat et à la balance, donc les composantes du coût des ventes deviennent lisibles.
Activer
Accounts Settings > Stock Expense Accounting, case Book Stock Expense GL Entries.
Désactivée par défaut : aucune écriture de ce type. Activée, les comptes deviennent obligatoires selon la pièce :
| Pièce | Comptes obligatoires |
|---|---|
| Bon de réception ou facture d’achat avec mise à jour du stock | Purchase Expense et son compte de contrepartie |
| Écriture de stock, régularisation, pièce de coûts d’approche | Expenses Added To Stock et son compte de contrepartie |
Une société sans aucune paire est ignorée. Une seule compte d’une paire bloque la pièce, avec un message demandant le compte manquant. Chaque société opte en configurant ses comptes.
En migration, si une société ou un défaut d’article a déjà un Purchase Expense Account, la case s’active toute seule pour continuer ces écritures.
Les défauts se posent sur la société : section Purchase Expense et section Stock Expense. Ils se posent aussi par article ou groupe dans Item Defaults. Ordre de résolution : défauts de l’article, du groupe, de la marque, puis de la société.
Écritures
Bon de réception de 10 000 : débit Purchase Expense Account 10 000, crédit Purchase Expense Contra Account 10 000.
| Mouvement | Écriture |
|---|---|
| Réception de matières 10 000 | Débit Expenses Added To Stock, crédit la contrepartie |
| Sortie de matières 5 000 | Inverse : débit de la contrepartie, crédit Expenses Added To Stock |
| Fabrication, 10 000 de produits finis entrés | Débit Expenses Added To Stock 10 000 |
| Régularisation en plus de 10 000 | Même sens que l’entrée |
| Régularisation en moins de 5 000 | Sens de la sortie |
| Pièce de coûts d’approche 10 000 | Débit Expenses Added To Stock 10 000 |
Un simple transfert entre entrepôts ne change pas la valeur totale : rien n’est passé. Chaque paire s’annule, le bilan ne bouge pas. Les comptes servent à voir les mouvements dans le résultat et la balance.