ERPNext
Réglages comptables (Accounts Settings)
Les réglages comptables regroupent les règles du site : annulation, grand livre immuable, rapprochement, crédit, gel de période et nommage.
À quoi servent les réglages comptables
Les réglages comptables (Accounts Settings) conservent les règles qui s’appliquent à tout le site. Une case cochée ici change le comportement des factures, des paiements, des cours de change et des écritures du grand livre. Il faut en mesurer l’effet avant de l’activer, surtout si des documents sont déjà validés.
Facturation
L’onglet de facturation couvre la validation des factures, la charge de stock, la comptabilité analytique, le différé, les taxes, l’impression, les prix et les cours.
Annulation et facturation
| Réglage | Effet |
|---|---|
| Délier le paiement à l’annulation de la facture | Le paiement lié redevient un montant non affecté |
| Délier l’avance à l’annulation de la commande | L’affectation entre l’avance et la commande annulée est retirée |
| Supprimer les écritures à la suppression de la transaction | Les lignes de grand livre peuvent disparaître quand un document annulé éligible est supprimé |
| Grand livre immuable (Immutable Ledger) | Une contre-passation est passée au lieu de réécrire l’historique |
| Unicité du numéro de facture fournisseur | Empêche un doublon dans le périmètre configuré |
| Reprendre les conditions de paiement de la commande ou du devis | Le calendrier est copié depuis le document lié |
| Comptabilité de tiers commun | Permet un ajustement quand un tiers est à la fois client et fournisseur |
| Factures multidevises sur un seul compte de tiers | Autorise une facture en devise sur un compte tenu en devise de la société |
| Comptabilité des remises | Impute les remises sur les comptes de remise configurés |
Le grand livre immuable est le choix le plus sûr quand l’historique comptable ne doit pas être réécrit.
Charge de stock et analytique
Book Stock Expense GL Entries passe la charge d’achat et les frais inclus dans la valeur de stock par les comptes de charge de stock. Une fois l’option active, vérifiez ces comptes sur la société ou sur les comptes par défaut de l’article.
L’analytique peut rendre obligatoires le centre de coûts, le projet ou une dimension comptable sur les écritures de produits et de charges. N’activez cette obligation qu’une fois les valeurs par défaut et les circuits utilisateurs prêts.
Journaux et comptabilité différée
Le différé sert aux abonnements annuels, assurances payées d’avance, loyers, contrats de service et autres montants constatés dans le temps.
| Réglage | Usage |
|---|---|
| Base du différé | Répartit la constatation par jours ou par mois |
| Traitement automatique | Les tâches planifiées créent les écritures de constatation |
| Différé par écriture de journal | Crée une écriture de journal au lieu de lignes de grand livre seules |
Si le traitement automatique est désactivé, lancez le traitement du différé à la main et surveillez les échéanciers non traités.
Taxes, impression, prix et change
Les taxes déterminent comment les catégories de taxe d’adresse et les modèles de taxe article s’appliquent. L’impression décide si la taxe incluse, le tableau de taxes et l’échéancier de paiement figurent sur le document imprimé. Les options de prix article influencent la création ou la mise à jour des prix depuis les transactions. Le change indique si un cours périmé est accepté, et jusqu’à quel âge.
Paiements
Rapprochement des paiements
| Réglage | Rôle |
|---|---|
| Rapprochement automatique | Lance le rapprochement des paiements éligibles |
| Date d’écriture de l’écart de change | Choisit la date du paiement ou celle de la facture |
| Fréquence de la tâche | Intervalle, en minutes, du traitement de la file |
| Taille de la file | Nombre de documents traités à chaque passage |
Sur un site chargé, gardez une file prudente. Le rapprochement automatique réduit la saisie, mais les soldes de tiers et les exceptions restent à relire.
Recomptabilisation
La table des DocTypes autorisés indique quels types de transaction peuvent relancer une recomptabilisation quand un compte change. N’y mettez que les documents utiles à votre correction. La recomptabilisation peut passer par les workers et modifier des écritures postérieures.
Options de paiement
Vérifiez la création des écritures de paiement, l’affectation et l’écart de change. Testez encaissement, paiement fournisseur, avance, remboursement, paiement multidevise et abandon de solde avant de changer les valeurs par défaut.
Limites de crédit
| Réglage | Sens |
|---|---|
| Tolérance de surfacturation (%) | Autorise une facturation au-dessus de la commande, dans le pourcentage indiqué |
| Rôle autorisé à surfacturer | Seul ce rôle dépasse la tolérance habituelle |
| Seuil d’impayés | Bloque une nouvelle facturation quand l’encours échu dépasse le seuil |
| Rôle qui contourne le seuil d’impayés | Permet à un rôle habilité de poursuivre après examen du risque |
Les plafonds eux-mêmes sont sur le client et la société. Les réglages comptables fixent la rigueur du contrôle. Limitez les rôles de dérogation et exigez une approbation tracée.
Immobilisations
N’activez l’amortissement automatique qu’après les catégories d’actif, les livres financiers, les méthodes, les échéanciers et les comptes par défaut. Vérifiez que les tâches planifiées tournent. Relisez, sur une société de test, les écritures d’amortissement, les achats, les mises en service, les transferts, les cessions et les ajustements de valeur.
Changer ces réglages ne corrige pas un amortissement déjà passé. Utilisez la transaction d’actif adaptée, sans modifier une écriture validée.
Clôture des comptes
| Réglage | Rôle |
|---|---|
| Comptes gelés jusqu’au | Empêche les utilisateurs ordinaires de créer ou modifier une écriture à cette date ou avant |
| Rôle autorisé à geler et à modifier les écritures gelées | Exception contrôlée pour les administrateurs comptables |
| Contrôleur de crédit | Rôle qui peut approuver au-delà des limites de crédit |
Le gel sert à l’arrêté, à l’audit ou au reporting définitif. Pour bloquer certains types de transactions sur une plage de dates, utilisez une période comptable. Pour virer le résultat de l’exercice, utilisez une pièce de clôture de période.
Avant de geler, rapprochez banques, créances, dettes, taxes, stocks, immobilisations, paie et comptes intersociétés.
Rapports
La longueur de la colonne remarques limite le texte de pièce affiché. Un texte plus long aide l’enquête et alourdit la lecture.
Les réglages de performance des balances clients et fournisseurs changent le traitement des gros volumes. Ne les modifiez qu’après un essai sur un volume proche de la production. Un rapport plus rapide qui omet un détail nécessaire n’est pas un compromis acceptable.
Les champs hérités assurent la compatibilité avec d’anciens rapports. Laissez-les tels quels, sauf consigne de migration ou de mise à jour.
Autres
Plan comptable
Les options de création, de validation et de comportement des comptes se règlent ici. Faites les changements de structure avant d’importer les soldes d’ouverture.
Banque
Ces options touchent les transactions bancaires, l’import de relevés, le rapprochement et le lettrage. Testez un relevé représentatif avant d’automatiser.
Demande de paiement
Indiquez comment les demandes de paiement et les passerelles créent ou mettent à jour les pièces. Vérifiez le compte d’encaissement et le compte bancaire de chaque passerelle.
Budget
Le budget peut avertir ou bloquer quand une transaction dépasse le montant prévu. Testez l’action sur les limites mensuelle, trimestrielle et annuelle, et notez quels rôles peuvent passer outre.
Nommage des documents
Choisissez les séries de nommage avant la mise en production. Une bonne série distingue la société ou le type de pièce sans devenir illisible. Vérifiez les obligations légales de numérotation, la remise à zéro annuelle, les avoirs, les retours et le multi-sociétés.
Changer une série ne concerne que les nouveaux documents. Ne renommez pas une pièce comptable validée pour imiter une autre séquence.
Avant d’enregistrer une modification
- Notez la valeur actuelle et la raison du changement.
- Vérifiez si le réglage concerne toutes les sociétés du site.
- Testez la transaction du brouillon à la validation, l’annulation et l’amendement.
- Contrôlez le grand livre, le grand livre de stock, la balance clients ou fournisseurs et les états financiers.
- Testez les permissions et les rôles de dérogation.
- Informez les utilisateurs et les approbateurs.
Dépannage
Un réglage ne s’applique pas. Rechargez le formulaire et créez une transaction de test. La société, l’article, le groupe d’articles, le client, le fournisseur, le mode de paiement ou la ligne peuvent fournir une valeur plus précise.
Un utilisateur valide encore une transaction restreinte. Relisez ses rôles, les permissions du circuit, le rôle de dérogation et le champ d’application de la limite.
Un rapport a changé après le réglage. Comparez les écritures du grand livre et les filtres du rapport. Ne recomptabilisez pas tant que la transaction source et le résultat attendu ne sont pas confirmés.