ERPNext
Note de débit
La note de débit est une facture d'achat de retour. Elle diminue la dette et, si on le demande, sort le stock, sans réécrire la facture d'origine.
À quoi sert la note de débit
Un fournisseur a livré des batteries, dont deux sont endommagées et doivent revenir. Il faut réduire ce qui lui est dû sans modifier ni supprimer la facture d'origine.
La note de débit (Debit Note) enregistre ce retour ou ce crédit comme une facture d'achat de retour distincte. Elle extourne la dette, la taxe, la charge et le stock concernés, tout en conservant la transaction d'origine.
Utilisez-la quand des marchandises retournent au fournisseur, quand une facture doit être réduite, ou quand un crédit fournisseur doit être enregistré contre une facture antérieure. Pour corriger seulement le prix en gardant les marchandises, suivez Note de débit pour ajustement de prix.
Avant de commencer
Il faut une facture d'achat validée. Confirmez les articles et quantités retournés, si ERPNext doit aussi extourner le stock, si un bon de réception lié existe, si le fournisseur a déjà été payé, et la date à laquelle le retour doit toucher les livres.
Créer la note
- Ouvrez la facture validée à réduire.
- Choisissez Créer > Retour / Note de débit.
- ERPNext crée une facture avec Est un retour (note de débit) coché et Retour contre la facture d'achat lié à l'originale. Vérifiez les deux champs avant de toucher aux articles.
- Ne gardez que les articles retournés.
- Saisissez la quantité en négatif. Par exemple -2 pour retourner deux unités sur dix.
- Ouvrez la ligne avec le crayon. Vérifiez quantité, taux d'origine, entrepôt, compte de charge, centre de coûts et références.
- Si le retour doit sortir le stock, cochez Mettre le stock à jour et vérifiez l'entrepôt. Laissez décoché si le stock est déjà retourné par un retour d'achat contre le bon de réception.
- Relisez taxes et totaux. Un retour a des montants négatifs.
- Enregistrez et validez.
Ce que la validation met à jour
ERPNext réduit la dette fournisseur et extourne la charge, l'actif, la taxe ou le compte de transit concernés. Si la mise à jour du stock est cochée, il sort aussi le stock de l'entrepôt choisi.
La facture d'origine reste validée. Son solde ouvert diminue du montant de la note. La piste reste lisible, au lieu de réécrire la facture.
Si la facture était impayée, le montant à payer baisse. Si le fournisseur était déjà payé, il peut rester un crédit fournisseur à affecter à une autre facture ou à régler par un paiement. Utilisez le lettrage des paiements quand les affectations doivent être corrigées.
Champs importants
| Champ | Rôle |
|---|---|
| Est un retour (note de débit) | Marque la facture comme retour et passe les montants en extourne. |
| Retour contre la facture d'achat | Lie la note à la facture d'origine et met à jour le solde et le statut. |
| Mettre à jour le solde ouvert pour soi | Met à jour le solde de la note elle-même même quand elle référence une facture. Gardez le défaut sauf besoin contraire. |
| Mettre à jour le montant facturé de la commande | Réduit le facturé de la commande liée, le cas échéant. |
| Mettre à jour le montant facturé du bon | Réduit le facturé du bon lié, le cas échéant. |
| Mettre le stock à jour | Passe le retour physique depuis l'entrepôt par ce document. |
| Articles | Ce qui est retourné. Quantités et montants sont en principe négatifs. |
| Date et heure | Période comptable et, le cas échéant, de stock. |
| Crédit sur | Compte de dette fournisseur touché. |
Retour partiel
On peut retourner certains articles ou une partie d'une quantité. Gardez le taux d'origine, sauf si la note est un ajustement de prix. ERPNext limite le retour aux quantités et montants encore disponibles sur le document référencé.
Exemple : dix téléphones à 520. Deux sont retournés. Quantité -2 au taux 520. Le total de la note est 1 040 avant taxe, et la dette d'origine baisse de ce montant.
Après validation
Contrôlez le solde ouvert de la facture d'origine, le solde fournisseur dans les dettes, le grand livre comptable, le grand livre des stocks si le stock a été mis à jour, et l'affectation d'un crédit fournisseur restant.
Statuts
| Statut | Sens |
|---|---|
| Brouillon | La note n'a pas encore touché les livres. |
| Retour | La facture de retour est validée. |
| Impayée | La note validée a un crédit ouvert non affecté. |
| Payée | La note est entièrement affectée ou réglée. |
| Annulée | L'effet comptable et de stock a été extourné selon les règles d'annulation. |
Dépannage
Quantité refusée. Elle doit être négative, ne pas dépasser le reste retournable, et citer la bonne ligne d'origine.
Stock extourné deux fois. Utilisez soit une note qui met le stock à jour, soit un retour d'achat contre le bon, pour le même mouvement. Pas les deux pour les mêmes unités.
Le solde de la facture d'origine n'a pas bougé comme prévu. Vérifiez le lien de retour, l'option de mise à jour du solde, les paiements et les lettrages, puis le grand livre des paiements des deux documents.
Le fournisseur était déjà payé. La note crée un crédit fournisseur. Lettres-le sur une facture ultérieure, ou enregistrez le remboursement selon votre circuit.
Questions fréquentes
Peut-on créer une note sans facture d'origine ?
ERPNext peut accepter un retour non lié dans certaines configurations. Lier la facture d'origine donne un meilleur contrôle de quantité, une mise à jour du solde et une meilleure piste. Préférez le circuit lié.
Une seule ligne ?
Oui. Retirez les lignes non concernées.
Toute note met-elle le stock à jour ?
Non. Le stock ne bouge que si le document est configuré pour cela. Un ajustement de prix seul ne doit pas mouvementer le stock.