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Garantie bancaire
La garantie bancaire est une preuve opérationnelle de l'engagement de la banque. Elle ne débite pas la marge et ne passe pas les frais toute seule.
À quoi sert la garantie
Un client peut vouloir une protection si le contrat n'est pas tenu. Une banque peut garantir l'obligation, sans paiement immédiat entre les deux sociétés. La garantie bancaire (Bank Guarantee) enregistre l'engagement de la banque, le bénéficiaire, le montant, la validité et la transaction liée. ERPNext suit les garanties reçues des clients et celles émises pour le compte de la société.
Elle sert à surveiller la sûreté contractuelle et les dates d'expiration. C'est une preuve opérationnelle. Elle ne passe pas d'écritures automatiquement.
Avant de commencer
Rassemblez le document et confirmez : réception ou émission, la commande, le projet ou le contrat sous-jacent, le bénéficiaire et le demandeur, le montant garanti, les dates et les conditions d'appel, la banque et le compte émetteurs, la marge, les frais, le dépôt et les écritures liées. Créez d'abord la banque et le compte bancaire. Convenez avec la finance comment la marge et les frais seront passés par une écriture de paiement ou une écriture de journal.
Créer la garantie
- Allez dans Comptabilité > Banque > Garantie bancaire et ajoutez-en une.
- Choisissez le type : Réception quand une autre partie garantit en votre faveur, Émission quand votre banque l'émet pour un client, un fournisseur ou un autre bénéficiaire.
- Saisissez le montant, la date de début, la validité et la date de fin. Vérifiez l'échéance sur le document émis.
- Choisissez la banque, le compte bancaire et le compte de grand livre lié s'il s'applique.
- Saisissez le numéro de garantie de la banque et le nom du bénéficiaire exactement comme sur l'instrument.
- Ajoutez le document de référence, le client ou le fournisseur, et le projet s'ils identifient l'obligation.
- Notez la marge, les frais, le numéro de dépôt, les clauses et les conditions.
- Joignez la garantie émise et enregistrez.
Champs
| Champ | Effet |
|---|---|
| Type | Distingue une garantie reçue d'une garantie donnée. |
| Type et nom du document de référence | Lie la garantie à une commande ou à un autre enregistrement pris en charge. |
| Client ou fournisseur | Tiers de la référence de vente ou d'achat. |
| Projet | Projet ou contrat couvert. |
| Montant | Valeur maximale garantie, dans la devise de l'instrument. |
| Date de début | Date d'effet. |
| Validité en jours | Durée utilisée pour déduire ou contrôler la date de fin. |
| Date de fin | Échéance à surveiller avant renouvellement, mainlevée ou appel. |
| Banque et compte | Établissement et compte par lesquels la garantie est émise ou suivie. |
| Numéro | Référence unique attribuée par la banque. |
| Nom du bénéficiaire | Partie qui peut appeler la garantie. |
| Marge | Trésorerie ou dépôt bloqué en sûreté. Sa comptabilisation est séparée. |
| Frais | Frais bancaires d'émission ou de maintien. |
| Clauses et conditions | Résumé opérationnel. La pièce jointe reste l'instrument qui fait foi. |
Recevoir ou donner
En réception, surveillez que le cocontractant maintient la garantie pendant la période exigée. Conservez l'original ou une copie vérifiée, et posez des rappels avant l'échéance.
En émission, surveillez l'exposition, la marge, les frais, le bénéficiaire, les documents de mainlevée, et s'il faut renouveler. Une garantie donnée peut créer un passif éventuel même si aucune dette n'est passée automatiquement.
Comptabilité
La fiche ne débite pas automatiquement la marge et ne passe pas les frais en charge. Enregistrez ces mouvements par la bonne pièce : transfert de la trésorerie bloquée vers un compte de marge ou de dépôt, frais bancaires sur le compte et le centre de coûts approuvés, libération de la marge quand la banque la confirme, reconnaissance d'un appel seulement par le circuit juridique et comptable approuvé.
Rapprochez le registre des garanties des confirmations bancaires et du grand livre. Restreignez l'accès aux pièces jointes qui contiennent des coordonnées, des signatures ou des clauses confidentielles.
Revue
Revoyez les garanties par date de fin au moins chaque mois. Pour chacune, décidez de la laisser expirer, d'obtenir une mainlevée formelle, de la renouveler ou de la prolonger, d'en réduire le montant, de la remplacer, ou de préparer ou répondre à un appel. Désignez un responsable par affectation, commentaire ou workflow. Une date de fin sans responsable ni rappel se manque facilement.
Dépannage
Le champ client ou fournisseur n'apparaît pas. Choisissez d'abord le type de document de référence. Le client s'affiche pour les références de vente prises en charge, le fournisseur pour les références d'achat.
La date de fin ne colle pas à l'instrument. Vérifiez la date de début, le calcul de validité, l'inclusion des dates, et toute mention d'une échéance calendaire fixe. L'instrument émis fait foi.
La marge n'est pas au grand livre. La garantie n'est pas une pièce comptable. Créez l'écriture de paiement ou de journal, et reliez-la par une référence ou une pièce jointe.
La garantie a expiré mais reste active. Obtenez le renouvellement ou la prolongation de la banque, mettez à jour les dates suivies avec une preuve, et conservez l'instrument antérieur pour l'audit.
Questions fréquentes
La garantie réduit-elle le solde bancaire ?
Non. Enregistrez la marge, le dépôt et les frais par des transactions comptables.
Une garantie pour plusieurs commandes ?
Le contrat peut le prévoir, mais le champ de référence d'ERPNext pointe vers un document. Expliquez la couverture plus large dans les conditions et les pièces jointes, ou utilisez un projet comme référence commune.
Faut-il joindre le document ?
Oui, selon votre politique d'accès et de confidentialité. Les champs structurés servent au suivi. Le document émis contient les termes juridiques.