Rendez-vous

À quoi sert le rendez-vous

Un rendez-vous (Appointment) est une rencontre convenue entre un prospect (Lead) et un salarié de l’entreprise. Le DocType sert à planifier et suivre l’échange avec un prospect ou une opportunité (Opportunity).

Pour ouvrir la liste :

Home > CRM > Sales Pipeline > Appointment

La documentation officielle indique ces prérequis : les réglages de prise de rendez-vous (Appointment Booking Settings), une liste de jours fériés (Holiday List), un salarié (Employee), un prospect, et un compte e-mail.

Créer un rendez-vous

1. Dans la liste, choisissez New.
2. Indiquez l’horaire prévu.
3. Saisissez les coordonnées du client.
4. Dans les documents liés, rattachez un prospect déjà créé. Sinon, le système crée un prospect à partir des coordonnées saisies.
5. Enregistrez.

Réservation depuis le site

Les clients et les prospects peuvent réserver sur yoursitename.com/book_appointment. Ils choisissent d’abord une date et une heure, puis complètent les détails.

L’e-mail est rapproché des prospects existants. S’il correspond, le rendez-vous est lié à ce prospect. Sinon, le rendez-vous est marqué Unverified et un e-mail demande au client de confirmer son adresse.

Affectation et confirmation

Les rendez-vous sont affectés automatiquement selon la liste d’agents des réglages de prise de rendez-vous. L’agent retenu est celui qui a le moins d’affectations le jour du rendez-vous et qui est libre sur le créneau.

S’il n’existe aucun prospect correspondant, un e-mail part vers l’adresse du rendez-vous pour vérifier qu’elle est valide. Après confirmation, un nouveau prospect est créé avec le rendez-vous.

Points d’attention

Sans les réglages de prise de rendez-vous, l’affectation automatique aux agents n’a pas de liste sur laquelle s’appuyer. Un rendez-vous non confirmé reste Unverified tant que l’e-mail n’est pas validé.

Voir aussi le prospect et l’opportunité.