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Migration et soldes d'ouverture

La migration reprend ce qu'il faut pour continuer, pas tout l'historique. Elle n'est terminée qu'après validation et accord du responsable financier.

10 min de lectureMis à jour le 5 octobre 2026Source : docs.frappe.io

Contenu du chapitre

Ce chapitre du module « Comptabilité » regroupe les pages suivantes de la documentation ERPNext, dans l'ordre de la documentation d'origine.

À quoi sert ce chapitre

Une migration comptable ne consiste pas à recréer chaque écran et chaque transaction de l'ancien système. C'est une passation contrôlée : choisir une date de bascule, reprendre ce qu'il faut pour continuer l'activité, prouver que la situation d'ouverture est juste, puis saisir les nouvelles transactions dans ERPNext.

L'exemple de la documentation, Nova Industries, a sept ans de factures dans l'ancien système. Pour démarrer, il suffit des données de base actuelles, des factures ouvertes, des paiements non alloués, du stock, des actifs, des soldes bancaires et des soldes de grand livre vérifiés. L'ancien système peut rester disponible pour l'historique tant que ces archives servent encore.

L'ordre recommandé est le suivant : décider du périmètre, exporter, nettoyer et faire correspondre les données, importer les données de base, charger les transactions et soldes d'ouverture, puis valider et corriger avant que les utilisateurs ne passent des écritures courantes.

Faites au moins une migration de test avant la bascule finale. La migration n'est terminée que lorsque les résultats ont été validés et que le responsable financier les a approuvés.

Choisir ce que vous migrez

Choisissez d'abord la date de bascule. Une limite d'exercice est commode. Une fin de mois convient aussi si attendre n'est pas réaliste. Clôturez et rapprochez l'ancien système jusqu'à la veille de cette date. Saisissez chaque nouvelle transaction dans ERPNext à partir de la date de bascule.

Pour la plupart des sociétés, le bon périmètre est :

les clients (Customer), fournisseurs (Supplier), articles (Item), entrepôts (Warehouse), comptes, centres de coûts (Cost Center), modèles de taxes et autres données de base utiles après la bascule ;
les factures clients et fournisseurs impayées ;
les paiements non alloués et les avances ;
les soldes de banque et de caisse ;
les quantités et valeurs de stock par article et par entrepôt ;
les immobilisations avec leur amortissement cumulé ;
les autres soldes d'actif, de passif et de capitaux propres ;
les produits et charges de l'exercice en cours, seulement si vous démarrez en cours d'exercice et que le reporting de l'année doit se faire dans ERPNext.

Laissez dans l'ancien système les factures soldées, les paiements réglés, les anciens devis, les commandes terminées et le détail des journaux, sauf obligation légale ou besoin opérationnel.

Avant de décider, posez une question pratique : quelqu'un aura-t-il besoin de cette fiche pour terminer un travail dans ERPNext après la bascule ? Si la réponse est non, conservez-la dans l'ancien système ou dans un export sécurisé, sans l'importer.

Exporter et conserver les données sources

Terminez les contrôles habituels de fin de mois ou de fin d'exercice dans le système actuel avant d'extraire les données. Dès que l'export final commence, empêchez les utilisateurs de modifier les transactions antérieures à la bascule.

Conservez ces états sources :

État source	Pourquoi
Balance de vérification (Trial Balance)	Prouve que le grand livre d'ouverture dans ERPNext concorde avec l'ancien système
Bilan et compte de résultat	Confirme les totaux des états financiers et le classement des comptes
Balance âgée clients par facture	Donne chaque facture client impayée, son échéance, sa devise et le montant restant dû
Balance âgée fournisseurs par facture	Donne chaque facture fournisseur impayée et le montant restant dû
Rapprochement bancaire et relevés	Confirme le solde comptable de la banque, le solde du relevé et les opérations non rapprochées
Stock par article et entrepôt	Donne la quantité et la valeur d'ouverture des stocks
Registre des immobilisations	Donne le coût, la date, l'amortissement cumulé et la durée restante
Avances et paiements non alloués	Identifie les sommes reçues ou payées qui ne sont pas lettrées sur une facture
Échéanciers de taxes, emprunts, charges à payer et charges constatées d'avance	Explique des soldes que la seule balance de vérification ne suffit pas à comprendre

Enregistrez les états finaux en tableurs ou en PDF protégés. Notez l'heure exacte de l'export, la date de bascule, la société, la devise et les filtres utilisés. Ces fichiers sont la preuve de la migration et le recours si un total ne concorde pas.

Nettoyer et faire correspondre les données

Nettoyer et faire correspondre, c'est transformer l'export de l'ancien système au format qu'ERPNext peut importer.

Ne modifiez pas le seul export source. Gardez-le intact, puis travaillez sur une copie. Dans cette copie :

Retirez les fiches inactives que vous avez décidé de ne pas migrer.
Retirez les clients, fournisseurs, articles et comptes en double.
Uniformisez les noms, les dates, les codes pays, les devises, les unités de mesure et les identifiants de taxe.
Décidez du nom ou du code ERPNext de chaque fiche ancienne.
Faites correspondre chaque compte ancien à un compte ERPNext.
Faites correspondre les clients, fournisseurs, articles, entrepôts, centres de coûts et devises à leurs noms ERPNext.
Séparez les factures ouvertes, les avances, le stock, les actifs, les soldes bancaires et le reste du grand livre : ils n'utilisent pas les mêmes outils d'import.
Comparez les totaux nettoyés aux états sources non modifiés.

Créez un classeur de correspondance avec des colonnes du type Legacy Type, Legacy ID, Legacy Name, ERPNext Type, ERPNext Name, Action et Notes. Pour Action, utilisez des valeurs comme Import, Merge, Rename et Do not migrate. L'équipe a ainsi une seule réponse approuvée quand un nom ancien ne correspond pas à ERPNext.

Configurer ERPNext avant l'import

Créez la société et confirmez son pays, sa devise par défaut, son exercice comptable (Fiscal Year) et ses valeurs comptables par défaut. Mettez en place le plan comptable (Chart of Accounts), les centres de coûts, les entrepôts, les unités de mesure, les comptes de taxe et les règles de nommage avant d'importer les fiches qui en dépendent.

Importez les données de base dans l'ordre des dépendances. Un enchaînement pratique :

Plan comptable et centres de coûts.
Entrepôts et unités de mesure.
Groupes d'articles, groupes de clients, groupes de fournisseurs et territoires.
Clients et fournisseurs.
Articles et prix d'articles.
Comptes bancaires, modes de paiement, modèles de taxes et données de base restantes.

Testez d'abord quelques fiches. Ouvrez-les dans ERPNext et vérifiez les liens, les valeurs par défaut, les adresses, les devises et les comptes avant d'importer le fichier complet.

Choisir le bon outil d'import

ERPNext propose plusieurs outils parce que toutes les fiches d'ouverture ne s'importent pas de la même façon.

Outil	Usage
Import de données	Clients, fournisseurs, articles, entrepôts, centres de coûts et autres données de base, depuis un modèle CSV ou Excel. Il peut aussi mettre à jour des fiches existantes.
Importeur de plan comptable	Votre propre hiérarchie de comptes, avant qu'il existe des transactions pour la société.
Outil de création des factures d'ouverture	Factures de vente et factures d'achat encore ouvertes, sans recréer tout l'historique des articles.
Solde d'ouverture des comptes	Le reste des soldes de grand livre, par des écritures d'ouverture.
Régularisation de stock	Quantités et valeurs de stock d'ouverture, par article et par entrepôt.
Actifs	Immobilisations existantes, avec leur coût d'ouverture et les informations d'amortissement.

Travaillez par petits lots et conservez chaque fichier d'import. Numérotez les fichiers pour savoir quelle version a été testée, corrigée, puis importée.

Éviter le double comptage

Les factures d'ouverture, le stock, les actifs et les paiements d'ouverture peuvent créer des écritures. N'importez pas la même valeur une seconde fois dans l'écriture de journal d'ouverture finale.

La documentation prend cet exemple de balance ancienne :

10 000 de créances clients provenant de factures impayées ;
un encaissement client non alloué de 2 000 ;
un solde net de créances de 8 000.

Créez les factures ouvertes de 10 000 avec l'outil de création des factures d'ouverture, et reprenez l'encaissement de 2 000 par la méthode de paiement d'ouverture approuvée. N'ajoutez pas une ligne de créances de 8 000 dans l'écriture de journal d'ouverture : le solde serait compté deux fois.

Quand tous les documents d'ouverture spécialisés sont créés, l'écriture de journal d'ouverture ne sert que pour les soldes qu'aucun autre document n'a déjà produits. Le compte d'ouverture temporaire (Temporary Opening) doit être à zéro quand la migration est terminée.

Valider et corriger

Ne jugez pas la migration au nombre d'imports réussis. Jugez-la au fait qu'ERPNext concorde avec les états sources approuvés.

Validez dans cet ordre :

Comparez le nombre de données de base et de factures ouvertes importées.
Comparez les balances âgées clients et fournisseurs, facture par facture.
Comparez banque, caisse, stock, immobilisations, avances, soldes de taxes, emprunts et les autres états de détail.
Lancez la balance de vérification ERPNext à la date de bascule et comparez chaque compte à la balance source.
Comparez le bilan et le compte de résultat.
Vérifiez que le compte d'ouverture temporaire et les comptes d'apurement de migration n'ont pas de solde inexpliqué.
Testez le travail courant : créer une facture, encaisser un paiement, livrer du stock, payer un fournisseur, lancer les rapports.

Si un total ne concorde pas, ne passez pas une écriture de journal inexpliquée pour forcer la balance. Cherchez l'origine de l'écart. Les causes habituelles : import en double, mauvaise correspondance de compte, facture manquante, débit et crédit inversés, mauvaise devise ou mauvais taux, ou import du solde d'un compte de contrôle après que les factures qui le justifient ont déjà été créées.

Corrigez la correspondance ou le fichier d'import, annulez ou contrepassez la fiche de migration incorrecte avec les contrôles habituels d'ERPNext, importez les données corrigées et validez à nouveau. Tenez un journal des corrections : problème, cause, action, responsable et preuve.

Approuver la migration et démarrer

Avant le démarrage, obtenez l'accord écrit du responsable financier sur les points suivants :

la balance de vérification et les états financiers concordent ;
les créances et les dettes concordent avec les états au niveau de la facture ;
les soldes de contrôle de banque, stock, actifs, taxes et autres concordent ;
les tests opérationnels sont passés ;
les corrections sont résolues ou formellement acceptées ;
les exports et sauvegardes de l'ancien système sont stockés de façon sûre ;
les utilisateurs connaissent l'heure finale de bascule et savent où saisir les nouvelles transactions.

Après l'accord, ne modifiez plus les fiches de migration en dehors d'un processus de correction contrôlé. Laissez l'ancien système en lecture seule pour les rapports historiques. ERPNext devient la source de vérité pour les transactions datées du jour de bascule ou après.

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