Circuits selon le type d'activité

Choisir les jalons

Deux sociétés peuvent réaliser le même chiffre avec des circuits très différents. Une activité de produits doit suivre créances, produits, stock et coût des ventes. Une équipe d'installation peut facturer un service sans bon de livraison ni écriture de stock. ERPNext porte les deux, mais les documents et les réglages doivent coller à l'événement économique.

Avant de choisir, répondez à ces questions de la source :

1. Faut-il enregistrer un engagement client ou fournisseur avant de facturer ?
2. Du stock physique bouge-t-il ?
3. L'exploitation doit-elle confirmer la livraison ou la réception à part de la finance ?
4. La facturation repose-t-elle sur la quantité, le temps, des jalons, l'usage ou un calendrier récurrent ?
5. Le paiement est-il immédiat, d'avance ou à crédit ?
6. Les marchandises passent-elles par votre entrepôt, ou vont-elles directement d'un tiers à l'autre ?

Les circuits décrits

Vente de marchandises standard. Devis facultatif, commande client, bon de livraison, facture de vente, écriture de paiement. La source le destine au gros, à la distribution et à la vente d'équipements.

Facture directe avec mise à jour du stock. Facture de vente avec mise à jour du stock, puis écriture de paiement. Pour les petites boutiques, la vente au comptoir simple et les activités peu complexes qui livrent et facturent au même moment.

Vente au détail et point de vente. Facture de point de vente, paiement immédiat, livres de stock et de comptabilité. Pour les magasins et comptoirs où le client reçoit la marchandise et paie dans le même temps.

Vente de service ou de projet. Devis facultatif, commande client facultative, facture de vente selon jalon, temps ou quantité, puis écriture de paiement. Pour le conseil, les agences et les mises en œuvre.

Service récurrent ou abonnement. Source d'abonnement ou de récurrence, factures de vente récurrentes, paiement et lettrage, et constatation du produit différé si elle est configurée.

Livraison directe. Commande client où le fournisseur livre au client, commande fournisseur, facture de vente au client et facture d'achat du fournisseur.

Fabrication à la commande. Commande client, ordre de fabrication, écritures de stock de fabrication, bon de livraison, facture de vente, écriture de paiement.

Achat de service ou de charge. Commande fournisseur facultative, facture d'achat, écriture de paiement. Pour les services professionnels, loyers, fluides, logiciels et les autres achats sans réception physique.

Multi-sociétés. Le document de vente de la société A et le document d'achat de la société B se répondent. Chaque société a son propre grand livre.

Ce qui disparaît si l'on saute une pièce

Ne demandez pas seulement si ERPNext permet d'omettre un document. Demandez quel contrôle disparaît. Créer le document aval directement peut être juste pour un circuit court. Cela ne met pas à jour un document amont omis ou non lié. Si une commande existe, créez la livraison, la réception ou la facture depuis cette commande pour que ERPNext mette à jour les pourcentages et le statut.

Mise en place

1. Partez d'un circuit principal par ligne d'activité.
2. Notez ses champs obligatoires, ses approbations, ses passages de relais, ses retours et ses exceptions.
3. Testez l'exécution totale et partielle, les avances, les paiements partiels et groupés, les retours et avoirs, les écarts de taxe et de devise, l'annulation et l'amendement, le rapprochement et les rapports de fin de mois.
4. N'introduisez un circuit plus court en parallèle que lorsque les utilisateurs peuvent identifier clairement quand l'utiliser.

Pages liées

• Le modèle comptable
• Effet des transactions sur les livres
• Facture de vente
• Facture d'achat
• Écriture de paiement