ERPNext
Ajuster le montant retenu
Quand le client retient une taxe sur son paiement, l'écriture de paiement débite la banque et une créance de retenue, et crédite le client du montant complet.
À quoi sert cet ajustement
Parfois un client paie moins que la facture de vente parce qu'il retient une part au titre de la retenue à la source. Vous pouvez enregistrer l'encaissement bancaire et le montant retenu dans une seule écriture de paiement, tout en affectant tout le restant de la facture.
Chez Nova Industries, Northstar Retail a une facture de 699. Il paie 664,05 et retient 34,95, soit 5 %.
| Écriture | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Banque | 664,05 | |
| Créance de retenue | 34,95 | |
| Créance client | 699,00 |
La facture est soldée pour 699, même si seulement 664,05 arrivent en banque.
Ce circuit est distinct de la catégorie de retenue à la source, qui automatise les déductions fournisseur ou des règles régionales de collecte. Ici, vous enregistrez un montant que le client a déjà retenu sur son paiement.
Avant de commencer
Confirmez que le client a vraiment déduit la taxe, et obtenez le certificat ou l'avis de paiement exigé par votre juridiction. L'écart impayé ne doit pas être traité comme une retenue seulement pour clore une facture.
Préparez une facture de vente validée avec un restant, le montant reçu en banque, le montant retenu confirmé, un compte d'actif adapté dans le plan, par exemple créance de retenue à la source, et le centre de coûts exigé par la ligne d'ajustement. Le compte d'actif enregistre un crédit de taxe attendu de l'administration ou attesté par le certificat du client. Demandez au comptable où il se place et comment le rapprocher.
Saisir le paiement
Ouvrez la facture et confirmez le total général et le restant actuels. Ne vous fiez pas seulement au montant d'origine si des paiements ou des avoirs sont déjà affectés. L'exemple a 699 de restant.
Depuis la facture validée, Créer > Paiement. ERPNext ouvre une écriture de type Recevoir, avec le client, le compte de créance, le compte bancaire et la référence de facture. Partir de la facture réduit le risque de choisir le mauvais tiers. Vous pouvez aussi créer l'écriture depuis la liste.
Saisissez le montant arrivé en banque, ici 664,05. Ne saisissez pas 699 comme montant bancaire : la banque n'a pas reçu les 34,95 retenus par le client.
Dans les références de paiement, gardez la facture de vente et affectez tout son restant. Le crayon ouvre la ligne. L'exemple affecte 699, pas 664,05. Cela dit à ERPNext que la facture est soldée par deux composantes : l'encaissement et la créance de retenue. L'écart est 699,00 affectés moins 664,05 reçus, soit 34,95. Si le montant affecté se cale tout seul sur le montant du paiement, rouvrez la ligne de référence et saisissez le total que le paiement et la retenue soldent ensemble.
Ajouter la retenue
Ouvrez Déductions ou perte et ajoutez une ligne. Le crayon ouvre la ligne complète.
| Champ | Valeur de l'exemple |
|---|---|
| Compte | Crédit de taxe déductible, ou le compte de créance de retenue approuvé |
| Centre de coûts | Principal, ou celui qu'exige votre politique |
| Montant | 34,95 |
| Description | Retenue du client sur la facture |
Utilisez un compte d'actif pour la taxe déduite par le client quand elle représente une taxe récupérable ou imputable. N'utilisez pas un passif de retenue fournisseur, un compte de charge arbitraire, ni le compte client lui-même, sauf si le comptable a conçu ce traitement.
Après l'ajustement : le montant payé égale l'encaissement, 664,05 ; le total affecté égale le règlement de la facture, 699 ; les déductions ou pertes égalent 34,95 ; l'écart est 0. Enregistrez le brouillon et relisez les trois composantes. Un écart non nul veut dire que l'écriture n'est pas équilibrée.
L'exemple plus ancien d'ERPNext utilisait une facture de 20 000, un encaissement de 19 600 et un ajustement de retenue de 400. Le schéma est le même : 19 600 de banque plus 400 de créance de retenue égalent 20 000 d'affectation.
Vérifier
Validez l'écriture, puis rouvrez la facture. Le restant doit baisser de toute l'affectation, pas seulement de l'espèces reçue. Au grand livre : la banque est débitée du reçu, la créance de retenue est débitée du montant retenu, la créance client est créditée de toute l'affectation. Le solde client ne doit pas laisser la facture partiellement ouverte si la retenue a été valablement acceptée comme règlement.
Rapprochez le compte de créance de retenue des certificats et des déclarations. Un solde qui grossit sans pièce peut signaler des certificats manquants ou des ajustements incorrects.
Quand ne pas l'utiliser
- Un paiement partiel que le client doit encore : n'affectez que l'espèces et laissez le solde ouvert.
- Une remise commerciale : utilisez le circuit de remise ou d'abandon approuvé et le bon compte.
- Des frais bancaires à la charge de votre société : utilisez le compte de frais bancaires du rapprochement.
- Des écarts de change : utilisez le traitement d'écart de change.
- Une taxe que vous retenez en payant un fournisseur : utilisez la catégorie de retenue à la source.
Ne modifiez pas une écriture de paiement validée. Si le montant, le compte ou l'affectation est faux, annulez et amendez là où c'est permis. Si une pièce ultérieure change le traitement, utilisez une correction comptable approuvée, avec une référence claire aux documents d'origine. Évitez une écriture de journal sans lien seulement pour forcer le restant à zéro. La correction doit garder les références de tiers et une piste d'audit.
Dépannage
L'écart n'apparaît pas après avoir réduit le paiement. ERPNext a peut-être aussi réduit l'affectation. Ouvrez la ligne de référence et mettez le montant affecté au total soldé par l'espèces et la retenue.
La facture reste partiellement ouverte. Le montant affecté doit égaler tout le montant soldé, et l'écriture doit être validée. La ligne de déduction seule n'affecte pas la facture.
L'écart n'est pas nul. L'encaissement plus l'ajustement doit égaler le montant affecté. Vérifiez les signes, les taux de change et les autres lignes de déduction.
Le solde de retenue apparaît en charge. Le compte choisi a peut-être le mauvais type racine. Utilisez le compte de créance de retenue approuvé et corrigez par l'annulation ou l'ajustement habituel.
Questions fréquentes
Affecter l'espèces reçu ou toute la facture ?
Affectez le total soldé par l'espèces et la retenue. Ne saisissez dans le montant du paiement que l'encaissement bancaire réel.
La retenue client est-elle un abandon ?
En général non. Un montant de retenue valide est un crédit de taxe ou une créance appuyée par une pièce statutaire, pas une somme que l'entreprise renonce à encaisser.
Plusieurs factures dans une écriture ?
Oui. Affectez chaque facture avec soin, et assurez-vous que le total de l'ajustement correspond à l'avis de paiement et aux certificats du client.
Le même compte que la retenue fournisseur ?
En général non. La taxe déduite par un client est souvent un actif. La taxe retenue sur un fournisseur est souvent un passif. Confirmez le plan avec le comptable.
Si le certificat arrive plus tard ?
N'enregistrez le paiement que lorsque vous avez une preuve raisonnable de la déduction, puis rapprochez le compte de créance quand le certificat ou le crédit statutaire est disponible.