ERPNext
Modèle d'écriture de journal
Le modèle garde la structure d'une écriture qui revient. Il ne passe rien au grand livre : les montants se saisissent à chaque fois.
À quoi sert le modèle
Le modèle d'écriture de journal (Journal Entry Template) stocke la structure d'une écriture de journal récurrente. Il peut préremplir la société, le type, la série de nommage, le réglage d'ouverture, le multidevise et les lignes de comptes. Utilisez-le quand les mêmes comptes et dimensions reviennent, mais que le montant, la date, la référence ou la remarque changent.
L'exemple de la source : chaque mois, l'entretien de bureau est payé depuis la banque d'exploitation. Le modèle précharge le compte de charge et la banque. Le comptable saisit le montant et la référence du mois.
Le modèle réduit la saisie répétitive. Il ne passe pas au grand livre. L'écriture qui en sort doit encore être relue, équilibrée, enregistrée et validée.
Avant de commencer
Les comptes existent dans le plan de la société. Chacun est un compte de détail, pas un groupe. Vous savez lequel débiter et lequel créditer. Le centre de coûts, le projet ou une autre dimension exigée est disponible. Si les comptes sont dans des devises différentes, le multidevise est configuré.
Créer le modèle
Cherchez Modèle d'écriture de journal et ajoutez-en un, ou ouvrez-en un existant.
Donnez un titre qui dit l'objet récurrent, par exemple entretien mensuel des bureaux, pas un mois ni un numéro de pièce. Choisissez le type, la série et la société. Ne mettez Est une ouverture à Oui que si l'écriture qui en résultera est un solde d'ouverture. Activez le multidevise si un compte n'est pas dans la devise de la société.
Dans les lignes, ajoutez les comptes à recopier. Ne saisissez pas les montants dans le modèle : ils changent à chaque occurrence. Le crayon permet d'ajouter le tiers, le centre de coûts, le projet ou d'autres dimensions. Enregistrez.
Champs
| Champ | Effet |
|---|---|
| Titre | Nom choisi depuis une écriture. Préférez l'objet, pas un mois. |
| Type | Genre d'écriture voulu. Il peut influencer des défauts, comme banque ou caisse. |
| Série | Série de nommage recopiée sur la nouvelle écriture. |
| Société | Société recopiée. Les comptes du modèle doivent lui appartenir. |
| Est une ouverture | Marque l'écriture résultante comme ouverture. Réservé à la migration ou aux soldes d'ouverture. |
| Multidevise | Autorise des comptes hors devise de la société. Relisez les taux sur l'écriture résultante. |
| Compte | Compte de détail recopié. Au moins deux, pour pouvoir équilibrer. |
| Type de tiers et tiers | Seulement si le compte exige une comptabilité par tiers. |
| Centre de coûts ou projet | Seulement s'ils s'appliquent à chaque écriture issue du modèle. Sinon, laissez vide. |
Le modèle reprend les types disponibles dans la version : journal, inter-sociétés, banque, caisse, carte, note de débit, avoir, contrepassation, abandon, ouverture, amortissement, réévaluation de change.
Choisir Banque ou Caisse sur une écriture ordinaire peut charger le compte de banque ou de caisse par défaut de la société si la table est encore vide. Un modèle peut aussi stocker directement les lignes voulues. Le type Ouverture identifie la pièce comme ouverture, mais il n'ajoute pas tout le plan : n'ajoutez que les comptes nécessaires.
Créer l'écriture depuis le modèle
- Créez une écriture de journal.
- Ouvrez l'onglet Plus d'infos.
- Dépliez Informations supplémentaires.
- Choisissez le modèle dans Depuis le modèle.
ERPNext recopie la société, le type, la série, le réglage d'ouverture, le multidevise et les lignes. Saisissez ensuite débits, crédits, date, références et remarques. Ajoutez ou retirez des lignes si cette occurrence le demande. Confirmez l'équilibre, enregistrez et validez.
Choisir Depuis le modèle efface les lignes comptables déjà présentes avant de charger celles du modèle. Choisissez le modèle avant de saisir des lignes, ou copiez ce que vous devez garder. Après chargement, vous pouvez ajouter des comptes ou changer les valeurs copiées. Le modèle ne vérifie pas que les comptes restent justes pour la transaction du mois.
Le bouton Modèles en haut à droite est la fonction générale de modèle de formulaire Frappe. Ce n'est pas le modèle d'écriture de journal choisi dans Depuis le modèle.
Entretenir les modèles
Mettez le modèle à jour quand le traitement comptable futur change. Les écritures déjà validées ne changent pas. Évitez plusieurs modèles aux noms presque identiques. Un titre par événement : entretien mensuel, charge à payer de paie, frais bancaires. Revoyez le modèle quand le plan ou les dimensions changent.
Dépannage
Le champ Depuis le modèle n'est pas visible. Sur une nouvelle écriture, ouvrez Plus d'infos et dépliez Informations supplémentaires.
Le modèle n'apparaît pas dans la recherche. Il doit être enregistré, et vous devez avoir le droit de le lire. La société et les comptes doivent être accessibles à votre utilisateur.
Les lignes existantes ont disparu. C'est attendu : ERPNext vide les lignes avant de copier celles du modèle. Choisissez le modèle d'abord.
Un compte ne se sélectionne pas. Il doit être un compte de détail de la société du modèle. Vérifiez aussi les restrictions de devise si le multidevise n'est pas activé.
L'écriture n'est pas équilibrée. Le modèle copie la structure, pas les montants. Saisissez le montant de chaque ligne.
Questions fréquentes
Le modèle crée-t-il ou valide-t-il des écritures ?
Non. Il préremplit une nouvelle écriture. Quelqu'un doit ajouter les montants et références, relire, et valider.
Changer les comptes après chargement ?
Oui, avant d'enregistrer l'écriture.
Un modèle pour plusieurs sociétés ?
Non. Un modèle stocke une société. Créez-en un par société pour le même schéma.
Stocker des montants dans le modèle ?
Non. Les lignes définissent comptes, tiers et dimensions. Les montants vont sur chaque écriture réelle.
Modifier le modèle met-il à jour les écritures passées ?
Non. Seules les écritures créées ensuite sont concernées. Les brouillons et les écritures validées gardent leurs propres valeurs.